24 vinkkiä fasilitointiin

25.12.2018

Fasilitaattorin joulukalenteri pyörähti Facebook -sivuillamme joulun alla. Kokosimme tähän kaikki 24 vinkkiä fasilitointiin.  Vaihtamalla sanan ”joulu” vinkit toimivat ajasta ja paikasta riippumatta niin työyhteisössä kuin kotonakin. Kokeile ”joulun” tilalla sanaa ”strategia” ja huomaa, miten mielikuvat kotiruoista siirtyvät palaveripullien pariin.

 

1. Miten osallistaa koko perhe uudenlaisen joulun suunnitteluun?

”Meidän perhe vietti joitakin vuosia sitten yhden joulun Hollannissa. Siellä hernekeitto on juhlaruokaa. Huomasin sittenkin pitäväni suomalaisista jouluperinteistä, vaikka luulin kyllästyneeni niihin,” sanoi eräs perheenäiti. ”Kaipaan vaihtelua, mutten kuitenkaan halua uudistaa kaikkea.” Jouluperinteet ovat Suomessa vahvat. Oletko sinä joskus haaveillut vaihtelusta? Entäpä jos tänä vuonna tekisi jotain toisin? Miten voisi muuttaa totuttuja jouluperinteitä suututtamatta muita, saatat miettiä. Useimmat haluavat viettää joulua yhdessä läheistensä kanssa. Miten saat muut mukaan muutokseen – tai jopa innostumaan siitä? Osallista läheisesi joulun suunnitteluun siten, että lopputulos on kaikille mieluisa.

 

2. Miten tehdä fasilitoinnista luontevaa ympäristössä, johon se ei ole aiemmin kuulunut?

Fasilitointi kotona voi tuntua vaikeammalta kuin töissä, koska se ei normaalisti kuulu siihen ympäristöön. Fasilitoimalla kotona saatat rikkoa kirjoittamattomia sosiaalisia sääntöjä. Tämän ääneen sanominen ja perusteleminen on tärkeää. Onkin jännää koettaa tunnistaa, millaisia sosiaalisia sääntöjä ja ääneen sanomattomia sopimuksia ympärillämme vaikuttaa. Mieti, mitä niistä voisi kyseenalaistaa ja mitä se mahdollistaisi.

 

3. Ongelman ratkaisua vai unelman toteutusta?

Onko uudenlaisen joulun suunnittelu ongelmanratkaisua vai unelman toteuttamista? Ongelmanratkaisusta on kyse silloin, jos aiemmissa jouluissa on ollut jotain ikävää tai nykyisissä toimintatavoissa jotain korjattavaa. Ongelmia tonkimalla syntyy aivan erilaisia lopputuloksia kuin silloin, kun lähdetään miettimään unelmajoulua piittaamatta siitä, mitä on ollut aiemmin. Unelmointi on paljon hauskempaa! Mutta siihen ei pysty, jos on monta kiveä kengässä ja vuosien piinat piilossa. Päätä siis, haluatko ratkaista yhdessä jonkin ongelman vai lähdettekö luomaan yhteistä visiota unelmajoulusta.

 

4. Miten välttää liian nopea toteutus ilman yhteistä suuntaa?

”Meillä on puolisoni kanssa tapana toteuttaa ideoita heti. Yhdessä ideointi on ihanan lennokasta ja spontaanius pitää mielen virkeänä. Ollaan kyllä joskus pulassa, kun ei suunnitella tarpeeksi eikä tarpeeksi ajoissa,” paljastaa eräs isä perheensä taipumuksista. Jotta teidän koko perhe ei ensimmäisenä ryntää ostamaan uusia joulukoristeita, on hyvä selkeyttää yhdessä tavoite tai ongelma, jota ollaan ratkaisemassa sekä sopia työjaosta, kuka tekee mitäkin ja milloin. Vaiheistamalla suunnittelupalaverin selkeästi voidaan tasapainottaa ihmisten luontaisia taipumuksia keskittyä vain itselle mieluisimpaan vaiheeseen. Tyypilliset joulun suunnittelupalaverin vaiheet ovat: aloitus, ongelman tai tavoitteen selkeytys, ideointi, ratkaisujen jalostus, toimenpiteistä sopiminen ja lopetus. Jokaisessa vaiheessa on sekä vaihtoehtojen esille nostaminen eli divergointi että vaihtoehtojen karsinta eli konvergointi. On tärkeää tehdä tarkka suunnitelma palaverin kulusta. Valitse jokaiseen vaiheeseen sopia työskentelytapa. Mieti aikataulutus ja ohjeistukset. Huolellinen valmistautuminen osoittaa sinulta läheistesi arvostamista.

 

5. Mikä on paras aika ja paikka osallistamiselle?

Kuvittele tilanne: Sinulla on ollut pitkä ja rankka päivä töissä. Olet syömässä perheesi kanssa ja lapset kitisevät pöydässä. Yllättäen kesken illallisen puolisosi nostaa pöytää lautasten väliin pinon post-it-lappuja ja pyytää kaikkia listaamaan toiveita joulun vietosta. Lähdetkö innolla ja luontevasti mukaan? Puolisosi tarkoittaa hyvää – hän haluaa kuulla kaikkien näkemyksiä, jotta voitaisiin viettää mukavaa joulua yhdessä. Aika ja paikka ei ollut ehkä kuitenkaan paras mahdollinen. Miten hän voisi ehdottaa yhteistä suunnittelua siten, että osallistuisit mielelläsi ja täysipainoisesti? Myös päiväkoti-ikäisten lasten kanssa voi sopia joulun suunnittelupalaverista, esimerkiksi näin: ”Huomenna ideoidaan yhdessä, miten vietämme joulua tänä vuonna, ja kirjoitamme yhdessä kirjeet joulupukille.” Siispä luo osallistamiselle otolliset olosuhteet ennen kuin aloitat.

 

6. Miten saat vetovastuun ilman muodollista valtaa?

Fasilitointi on mahdotonta, jos joku osallistuja alkaa toimia ryhmän vetäjänä täysin odottamatta – kuten esimerkiksi innokas puolisosi, joka mielestään osaa ehkä fasilitoida paremmin. On tärkeää, että otat heti alussa itse selkeästi palaverin vetovastuun etenkin, jos sinulla ei ole muodollista johtajuutta tässä ryhmässä. Voit esimerkiksi kertoa tilaisuuden tarkoituksen, päävaiheet ja arvioidun keston. Näin muut huomaavat, että olet valmistautunut. Tarkista, että suunnitelmasi sopii muille. Kerro myös roolisi selkeästi, miten aiot auttaa osallistujat läpi eri vaiheiden kohti tavoitetta.

 

7. Miten kommunikoida oma rooli fasilitaattorina?

Miten kertoisit oman roolisi suunnittelupalaverin vetäjänä käyttämättä sanaa fasilitaattori? Fasilitoinnissa on kaikessa yksinkertaisuudessaan kyse siitä, että kuuntelet enemmän ja puhut vähemmän. Tehtäväsi on helpottaa yhteisen ymmärryksen ja päätösten syntymistä. Voit sanoa esimerkiksi: ”Aion tehdä parhaani, jotta ymmärrämme toistemme unelmat ja toiveet, ja saamme luotua yhteisen näkemyksen, mitä joulunvietto on parhaimmillaan.” Kerro huolehtivasi siitä, että kaikkien näkemykset pääsevät tasapuolisesti esille. Tämä onnistuu parhaiten, kun et itse tuota ideoita, arvioi niitä tai ehdota toimenpiteitä. Eli olet mahdollisimman sisältöneutraali. Voit tarvittaessa kertoa omat ideasi muiden jälkeen, mikäli kukaan muu ei vielä keksinyt vastaavaa. Anna ideasi ryhmän analysoitavaksi ja hyväksy lopputulos, joka lopulta yhdessä syntyy. Omien joulukoristeideoiden jakaminen etukäteen rajoittaa ja passivoi ryhmän ajattelua. Usein luullaan päinvastoin, että tällainen menettely virittäisi muita osallistujia. Mieti siis, miten saat omat ideasi huomioiduksi jyräämättä niillä muiden ideoita. Miten toimisit, jos sinulle tulisi innostava jouluruokaidea kesken kaiken, kun pitäisi olla sisältöneutraali?

 

8. Miten tehdä osallistumisesta helppoa ja luontevaa?

Fasilitointi vie usein osallistujat jonkin verran oman mukavuusalueen ulkopuolelle. Saat heidät paremmin mukaan, kun tiedostat tämän ja mietit, mikä on sopiva määrä epämukavuutta. Mieti, mitä osallistujat tarvitsisivat heittäytyäkseen mukaan yhteiseen työskentelyyn. Post-it-lapuilla on joissain piireissä huono maine ja toiset asettuvat puolustuskannalle heti ne nähdessään.

Mitä tehdä, jos vakavassa tilanteessa osallistujat pitävät työskentelyä lippulapuilla leikkimisenä? Jos osallistujat kiinnittävät huomionsa työskentelytapaan ja materiaaleihin, on heidän fokuksensa väärässä paikassa. Vika tuskin on post-it-lapuissa. Todennäköisesti työpajan prosessi ei toimi tai työskentelyn ohjeistus on ollut puutteellinen. Kun suunnittelet työpajaa, ei kannata lähteä miettimään osallistamista menetelmä edellä. Osallistuminen on helppoa, kun kerrot tekemisen tarkoituksen ja se tuntuu osallistujistakin loogiselta. Mieti huolella työpajan aloitus, jotta käynnistys tapahtuu oikeaan suuntaan ja sopivaan vireeseen. Perustele työskentelytavat ennen kuin joku ehtii kyseenalaistaa ne.

Lapset tykkäävät post-it-lapuista, joten voisi luulla, että kotona post-it-lappujen käyttö olisi luontevaa. Tosin se saattaa olla outoa jopa ammattifasilitaattorille. Mieti, mitä tehdään ja miksi käsillä olevaa asiaa kannattaa työstää tällä tavalla.

”Kerran sovimme 3-vuotiaan pojan kanssa pelisäännöistä, milloin hän saa katsoa piirrettyjä. Piirsin isoille post-it-lapuille kolme kuvaa, yhden kullekin lapulle, ja liimasin ne jääkaapin oveen. Hän sai valita näistä yhden tilanteen, jolloin katsoo piirrettyjä pidempään tai kaksi tilannetta, jolloin hän katsoo piirrettyjä lyhyemmän ajan kerrallaan. Poika teki ohjeiden perusteella valintansa ja näin yhdessä tehtyihin pelisääntöihin hän sitoutui vuosikausiksi.”

 

9. Miten saada esille yhteinen tavoite tai ydinkysymys?

Yksinkertainen tapa selkeyttää jokin aihe, on listata kysymyksiä. ”Milloin pukki tulee?”, on lapsen ensimmäinen kysymys. Suunnittelupalaverissa pitää kuitenkin ensin kysyä esimerkiksi ”Millaista ohjelmaa haluamme?”. Mitkä tahansa kysymykset eivät auta kokonaisuuden hahmottamisessa ja kehittämisen fokusoinnissa. Esimerkiksi kysymys ”Mitä voisimme tehdä eri tavalla?” sisältää jo hypoteesin ratkaisusta, että jokin ongelma ratkeaa tekemällä jotain eri tavalla. Tämä kysymys sopii hyvin ideointivaiheeseen. Ensiksi voisi kysyä: ”Miksi me haluamme muutosta nykyiseen?” tai ”Mikä tekee uudistamisesta tärkeää?”. Selkeyttäviä kysymyksiä ovat myös ”Mitä odotamme?”, ”Mikä on meille joulunvietossa tärkeää?” tai ”Mitkä ovat esteet unelmajoulun toteuttamisessa?”. Kysymällä ja vastaamalla tällaisiin kysymyksiin kerätään tietoa eri näkökulmista. Kysymällä jokaisen parhaita aiempia kokemuksia ja unelmia joulunvietosta, päästään yhteisen vision luomisen äärelle.

Kysymyksiin vastaaminen voi tapahtua yhdessä vapaamuotoisesti keskustellen. Tähän sopii myös ”brainwriting” menetelmä, jossa on yksi kysymys per paperi ja jokainen kirjoittaa vastauksia papereille omaan tahtiinsa. Lopuksi voidaan jutella nämä läpi yhdessä kysymys kerrallaan. Kun yhteinen ymmärrys tilanteesta tai tavoitteesta tuntuu syntyneen, on hyvä vielä tarkistaa, että kaikki näkevät sen samoin ennen kuin siirrytään ratkaisujen suunnitteluun. Listaa siis avoimia kysymyksiä, joihin teidän perheessä tarvitaan vastauksia, kun kartoitetaan aiempia joulukokemuksia tai unelmajoulua.

 

10. Ideoinnin lähtökohdan tulee olla innostava, tärkeä ja mielikuvitusta vaativa

Selkeytysvaiheen lopussa kiteytyy se, mihin asiaan tarvitaan kipeimmin luovia ratkaisuja. Ollaanko miettimässä ”Missä joulua tänä vuonna vietetään?” vai ”Pelisääntöjä lahjojen antamiseen”. Kysymyksiä voi olla useita. Yksi keino valita ideoinnin käynnistävä kysymys, on valita se kolmella kriteerillä.

Ideoitavan asian tulee olla:

1) Tärkeä – muuten sen yhteisessä käsittelyssä ei ole järkeä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että osallistujilla on aiheeseen riittävä päätösvalta.
2) Innostava – muuten osallistujilla ei ole motivaatiota eikä energiaa tuottaa ideoita.
3) Mielikuvitusta vaativa. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli kysymykseen voi vastata muutamalla vaihtoehdolla tai se on ”kyllä-ei”-tyyppinen, voidaan siirtyä suoraa analyysiin ja päätöksentekoon.

Voi olla, että selkeytysvaiheen lopussa on käsillä muutama asia, jotka kaikki käsitellään eri tavoilla. ”Olemmeko kotona vai mummolassa?” kysymys on suoraan päätösasia. ”Mitä syömme?” on ideointikysymys. ”Mitkä ovat roolit ja vastuut joulun valmistelupuuhissa?” on myös ideointikysymys.

 

11. Kuinka monta asiaa voi käsitellä yhtä aikaa?

Usein selkeytysvaihe alkaa yhdellä asialla ja päättyy moneen ydinkysymykseen. Tällöin ideointivaihe alkaa näiden kysymysten käsittelyllä. Suunniteltaessa työpajaa pitää ottaa huomioon eri vaiheiden niveltyminen toisiinsa.

Fasilitointimenetelmiä on monenlaisia. Valitaksesi oikean työskentelytavan pitää tietää, käsitelläänkö yhtä vai useampaa aihetta yhtä aikaa. Esimerkiksi ”Me-we-us” menetelmä sopii yhden aiheen ideointiin ja ”World Cafe” puolestaan 3-5 asian yhtäaikaiseen ideointiin.

Miksi pitäisi käsitellä monta asiaa yhtä aikaa? Kun joulun suunnittelussa on monta toisiinsa liittyvää kysymystä, kuten esimerkiksi paikka, ohjelma, ruoka ja pelisäännöt, on tehokkaampaa käynnistää kaikkien näiden pohtiminen yhtä aikaa siten, että osallistujat voivat siirtyä luontevasti aiheesta toiseen. Näin ideat voivat linkittyä toisiinsa ja jalostua.

Jos perheessä on kolme jäsentä, ei keittiössä kannata pyörittää maailman kahvilaa. Eipä taida kotona olla neljää fläppitauluakaan. Älä huoli! Monta kysymystä voi ratkaista myös siten, että laittaa esille 2-4 paperia, joissa jokaisessa on yksi avoin kysymys, johon tuotetaan ideoita. Jokainen voi kiertää kirjoittamassa ideoita näille papereille omaan tahtiin. Kun kaikki ovat valmiita, jalostetaan näistä ensimmäisistä ideoista ratkaisuja yhdessä aihe kerrallaan.

 

12. Tarjoa tarpeeksi struktuuria, mutta pysy poissa tieltä

Fasilitaattorin tehtävä on helpottaa ryhmän sisäistä vuorovaikutusta ja päätöksentekoa. Se tarkoittaa työskentelyn vaiheiden miettimistä ja sopivien työskentelytapojen käyttämistä kunkin osavaiheen tavoitteen saavuttamiseksi.

Struktuuri tekee osallistumisesta tehokasta. Eri menetelmien tarkoitus on auttaa luomaan yhteinen ymmärrys, nostaa esille vaihtoehtoja ja saada osallistujat kiteyttämään lopputulos siten, että kaikki voivat siihen sitoutua.

Liika struktuuri voi kuitenkin hankaloittaa yhteistyötä. Esimerkiksi käsiteltäessä montaa kysymystä yhtä aikaa, jos kaikkien on pakko osallistua kaikkien aiheiden ideointiin omasta osaamisesta ja kiinnostuksesta riippumatta, voi motivaatio lässähtää. Joustavuutta on esimerkiksi se, että osallistujat saavat itse valita aiheen oman kiinnostuksensa mukaan ja he voivat vaihtaa aihetta omaan tahtiin.

Liian vähän struktuuria johtaa kaaokseen, epävarmuuteen ja jännitteisiin – rönsyilevään keskusteluun, johon vain muutamat osallistuvat ja joka ei johda mihinkään. Niinpä on tärkeää miettiä, minkä verran joulun vieton suunnittelussa tarvitaan struktuuria yhteistyön helpottamiseksi ja lopputuloksen varmistamiseksi, ja missä vaiheissa voi toimia vapaammin.

 

13. Aloita ideointi muistin tyhjennyksellä

Tyhjältä paperilta voi olla tuskallista lähteä liikkeelle uusia luovia ideoita keksimään. Joulun vieton ratkaisujen suunnittelu kannattaakin aloittaa muistin tyhjennyksellä: Ensin listataan näkyviin olemassa oleva ideat ja asiat, joita on miettinyt jo vuosia, muualta kuulleet ideat sekä itsestäänselvyydet. Kun jokainen suunnittelupalaverin osallistuja jakaa itselleen tutut ideat – jotka voivat olla joillekin toisille aivan uusia – saadaan jo valtava määrä ideoita. Joskus näistäkin on jo jalostettavissa ratkaisu. Olennaisinta muistin tyhjennyksessä on helpottaa luovaa ajattelua. Tämän jälkeen ei tarvitse enää tuskailla tyhjän paperin äärellä.

 

14. Ideointi syvenee virikkeiden avulla

Aivojen on vaikeaa päästä uusille raiteille ja tuottaa uusia ideoita. Siinä tarvitaan apukeinoja, erilaisia virikkeitä. Yksi keino luovuuden buustaamiseen on assosiointi.

Ota esille erilaisia materiaaleja, kuvia tai sanoja. Pyydä kaikkia osallistujia sanomaan ääneen mielikuvia, mitä näistä virikkeistä syntyy ja linkittämään niitä ideoitavaan aiheeseen. Esimerkiksi jouluruokien ideoinnissa saatan katsoa lasten Ryhmähau -leluja ja assosioida ensimmäisenä koiranruokaa. Saan ajatuksen, että koirallakin voisi olla oma jouluruokansa, tai että meillä voisi joulupöydässä olla luun muotoon leikattuja juustoja lautasella.

Toinen energinen tapa on negatiivinen aivoriihi: Mitä ei ainakaan tehdä ja miten varmasti saadaan joulu menemään pieleen? Listataan negatiivisia ideoita ja sen jälkeen vinksautetaan ajattelua miettimällä, miten ne voisi saada kuitenkin toimimaan.

Voin keksiä esimerkiksi lahjoja ideoitaessa, että joulu menisi pieleen, jos sopisimme, että kaikki antavat pahalta haisevia lahjoja toisilleen. Tästä voi jalostaa idean käänteisfiltteristä, joka muuttaa kaikenlaiset hajut neutraaleiksi, ja lopulta saan ajatuksen hankkia perheen yhteislahjaksi ilmanpuhdistin.

 

15. Onko tuottavampaa ideoida yksin vai yhdessä muiden kanssa?

Luovuutta on tutkittu vuosikymmeniä. Miten ihminen tuottaa ideoita parhaiten? Joillekin on luontaisinta ideoida yksin omassa rauhassa omaan tahtiin. Toiset eivät saa ajatuksiaan käyntiin, jos eivät pääse työstämään ideoita puhumalla ja aikapaineen alla. Hyvässä ideointiprosessissa huomioidaan ihmisten erilaisuus siten, että työskentelyssä on sekä hiljaista yksin pohdintaa että äänekästä yhdessä ideointia. Ideat jalostuvat vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Näin syntyy usein myös ymmärrystä, innostusta ja energiaa. Vuorovaikutteisuus myös lisää sitoutumista ideoiden eteenpäin viemiseen. Muista kirjoittaa kaikki ideat näkyviin! Ne nimittäin katoavat mielestä hyvin nopeasti eivätkä ehkä koskaan palaa mieleen. Jos ideointiprosessissa on mukana pieniä lapsia, jotka eivät vielä osaa lukea, ideat voi dokumentoida piirtämällä, ottamalla valokuvia tai leikkaamalla aikakausilehdistä sopivia kuvia.

 

16. Miten valita parhaat ideat?

Ennen valintavaiheeseen siirtymistä on varmistettava, että kaikki ovat ymmärtäneet eri vaihtoehdot. Mikäli emme ymmärrä jotakin ehdotusta tai sen taustoja, emme yleensä päädy valitsemaan sitä jatkoon. Se olisikin sääli, jos päätöksentekoprosessi johtaisi siihen, että upeat helmet jäävät piiloon. Huolehdi siis, että ennen valintaa on luotu yhteistä ymmärrystä. Se syntyy keskustelemalla, kysymällä ja analysoimalla. ”Mikä saa sinut pitämään tästä ideasta?”

Täystyrmäysten sijasta ohjaa porukka miettimään uteliaasti, miten villinkin idean voisi saada toimimaan. Jos perheessä ei ole 5-vuotiaita, heittäytykää itse miettimään asiaa luovan lapsen näkökulmasta. Tätä vaihetta ideoinnin ja valinnan välissä kutsutaan ”groan zoneksi”. Ilmassa on silloin epämiellyttävän paljon epäkonkreettisia ideoita ja kaaosta. Hidasta siinä kohtaa tietoisesti ja tee esivalinta huolella. Ensimmäinen valintakriteeri voi olla esimerkiksi: ”Mikä sinua itseäsi eniten kiinnostaa?”. Jatkoon valitaan ne ideat, jotka kiinnostavat vähintään yhtä henkilöä. Realistisuuden arvioinnin aika tulee myöhemmin.

 

17. Miten analysoida parhaita ratkaisuja?

Kun ideoista on jalostettu ratkaisuja, on aika palata hetkeksi alkuperäiseen ydinkysymykseen ja tarkoitukseen, ja arvioida, miten ratkaisut palvelevat sitä. Jos aloitimme unelmajoulun visioinnista, on hyvä tarkastella ratkaisuvaihtoehtoja siinä valossa, mitkä niistä parhaiten toteuttavat unelmat ja miksi. Onko jokin ratkaisu tai sen osa sellainen, joka on ristiriidassa unelmien kanssa?

Ratkaisujen analysoinnissa voi käyttää esimerkiksi ”Point”-mallia. Kaikista ratkaisuista analysoidaan ensin hyvät puolet ja ominaisuudet (Plusses) ja mahdollisuudet (Opportunities) eli mihin se voisi parhaimmillaan johtaa. Sitten kaikki huolenaiheet muotoillaan avoimiksi kysymyksiksi (Inquiry).

Esimerkkihuolenaihe 1: Joulumaahan lentäminen helikopterilla on liian kallista. Miten joulumaan voisi toteuttaa kodin lähellä? Miten voisimme simuloida helikopterilentoa? Millä muilla keinoilla saisimme saman kokemuksen aikaiseksi?

Esimerkkihuolenaihe 2: Etelä-Suomessa on liian vähän lunta iglun rakentamiseksi ja se sulaa keväällä. Miten iglun voisi rakentaa ilman lunta tai toteuttaa ympärivuotisena?

Viimeiseksi jalostetaan ratkaisuja ideoimalla vastauksia (New Thinking) näihin avoimiin kysymyksiin. Vastaukset voi toteuttaa kirjaamalla ideat ylös ratkaisun kuvauksen oheen tai tekemällä nopeita prototyyppejä. Visualisointi on aina suositeltavaa! Eipä aikaakaan kun olohuoneen lattialla on valkoisista lakanoista ja mato-onkien vavoista rakennettu ympärivuotinen iglu, jonka sisällä on miniatyyrikokoinen joulumaa.

 

18. Sormimerkit päätöksentekoa selkeyttämässä

Voidaanko kaikki ratkaisut toteuttaa? Yleensä ei. Kun uudenlaisen joulun ratkaisuvaihtoehdot on yhdessä kuvattu ja analysoitu, on tehtävä valintoja. Ensin on selkeytettävä, montako ratkaisua voidaan valita. On turhaa ajankäyttöä laittaa kolme vaihtoehtoa keskinäiseen paremmuusjärjestykseen, jos kaikki kolme voidaan toteuttaa.

Jos vaihtoehdoista äänestetään, voi olla, että vähemmistö, jonka ehdotusta ei hyväksytä, ei sitoudu lopputulokseen. Toki työskentely on ollut koko ajan niin vuorovaikutteista, että voi olla, että hekin hyväksyvät lopputuloksen. Vuorovaikutteisen työskentelyn myötä ”äänestyksessä hävinneet” ehkä ymmärtävät, miksi muiden mielestä äänestyksen voittanut vaihtoehto on parempi. Tämä on kuitenkin syytä tarkistaa. On nimittäin joskus jossain perheessä käynyt niin, että yhdessä tehty päätös on muilta kuin äidiltä täysin unohtunut vaikka isällekin se on toisettu jo kolmeen kertaan. Simppelit sormimerkit päätöstä tehdessä helpottavat ja selkeyttävät tilannetta ja sopivat kaiken ikäisille.

Kokeile viiden sormen tsekkiä. Kysy ryhmältä: ”Oletteko valmiita tekemään päätöksen?”. 5 sormea tarkoittaa kyllä, 4 tarkoittaa kyllä, jos muut ovat, 3 tarkoittaa, että haluat vielä kysyä tai kommentoida jotain, 2 tarkoittaa, että jokin tärkeä on yhä epäselvää ja 1 sormi tarkoittaa, että asia on aivan liian keskeneräinen päätettäväksi. Anna puheenvuoro niille, jotka näyttävät numeroita 1-3. Tarvittaessa tämän jälkeen pyydä porukalta uudet arviot, ollaanko valmiita tekemään päätös. Samoja sormimerkkejä voi käyttää vaihtoehtojen realistisuuden arvioimiseen.

Toiset sormimerkit peukuttamalla. Kysy: ”Sopiiko tämä ratkaisu sinulle?. Näytä peukkua ylöspäin, jos kyllä, ja jos ei käy, niin peukkua alaspäin. Vaakasuora peukku tarkoittaa, että hyväksyt enemmistön mielipiteen, vaikka tiedät olevasti erimieltä. Toivottavasti kaiken tämän jälkeen koko perhe peukuttaa yhteistä ratkaisua joulun viettoon tänä vuonna.

 

19. Toteutussuunnitelma

Olemme edenneet uudenlaisen joulun suunnittelussa unelmista ratkaisuihin. Seuraavaksi pitäisi sopia, mitä kukin tekee ratkaisujen toteuttamiseksi. Mitä on tehtävä? Mikä on työjako ja vastuut?

Toteutussuunnitteluun voit kokeilla esimerkiksi seuraavanlaista. Ensin listataan kaikki toimenpiteet. Näistä kukin valitsee yhden. Kaikkein taitavin moniosaaja valitsee viimeisenä. Tämän jälkeen suoritetaan uudet valintakierrokset siten, että kukin ottaa vuorotellen yhden tehtävän, kunnes kaikille toimenpiteille on toteuttaja. Toimenpiteiden joukossa kannattaa olla myös tarkistus- ja seurantatyyppisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi poika etsii reseptit alkupaloihin, isä ostaa ainekset, poika tarkistaa ainekset ennen kuin aloittaa alkupalojen valmistuksen.

Jos jokin asia ei ole selkeästi tietyn henkilön vastuulla, se ei välttämättä tule hoidetuksi lainkaan. Tai sitten käy niin, että isä hoitaa yksin kaiken ja marttyyrimaisesti mököttää joulusta Tapaninpäivään asti. Kun suunnittelu on alusta asti edennyt aidosti kaikki osallistaen, on todennäköistä, että toimenpiteet ymmärretään ja niiden toteuttamiseen sitoudutaan innostuneesti eikä kenenkään työtaakka muodostu kohtuuttomaksi.

 

20. Tekemisen vähentäminen

Toimenpiteitä voi suunnitella myös lähtien ajatuksesta, mitä emme enää tee. Mitä teemme vähemmän? Mitä teemme kevyemmin? Toimenpiteitä suunnitellessa tulee helposti keksittyä aina vaan lisää tekemistä. Lopulta tekemisen määrä vyöryy päälle ja mitään ei saada aikaan uuvuttavan työmäärän alla.

Jottei joulustressi iske, katso kokonaisuutta ja tarkista prioriteetit. Mikä on kaikista tärkeintä suhteessa tavoitteisiin? Karsi samalla pois, vähennä tai kevennä niitä asioita, jotka ovat kenties työläitä, mutta eivät vaikuta tärkeimpien asioiden toteutumiseen. On myös mahdollista, että toimenpidesuunnitelman rinnalla vaikuttaa kaikenlaista muuta tekemistä, jota jatketaan vanhasta tottumuksesta. Mitä kaikkea onkaan työnalla?

Tarkista myös aikataulun ja eri asioiden toteuttamisen keston realistisuus. Miten varmistetaan, että mitään tärkeää ei jää tekemättä? Entä jos selviää, että kinkut on loppu, kuka etsii reseptin ja paistaa tofukinkun? Vai eikö tehdä mitään, koska kinkku ei ole ykkösprioriteetti joulupöydässä?

 

21. Toteutuksen eteneminen näkyviin

Toimenpiteet voidaan laittaa seinälle näkyviin aikajärjestykseen. Scrum-tiimien tapaan joulun ajan toimenpiteet voi laittaa taulukkoon, jossa oikealla on tehtävälista, seuraavassa sarakkeessa työnalla olevat, ja oikeassa reunassa valmiiksi saadut. Toimet kirjataan post-it lapuille, joita siirretään taulukossa eteenpäin. Joillekin tuottaa suurta iloa laittaa toimenpidelistaan rasteja ruutuun. Näppärää on post-it-lappujen sijaan tehdä toimenpidetaulukko Trelloon – mikäli kaikkien osallistujien osaaminen riittää tämän tyyppiseen toimintaan. Leikki-ikäisten toimenpiteet voi tehdä kuvitusten avulla vaikkapa jääkaapin oveen.

 

22. Prosessin suunnittelun ja ohjaamisen arviointi armollisesti

Miten paremman joulun fasilitointi kotona on onnistunut? Kun haluaa kehittyä fasilitaattorina, oman toiminnan reflektoiminen on avainasemassa. Missä onnistuttiin? Mikä mahdollisti onnistumiset? Mitä tuntui vaikealta? Miten hankalat tilanteet ratkaistiin? Mitä olisi voitu tehdä toisin tai paremmin? Mitä saatiin aikaan? Mikä lopputuloksen arvo on? Fasilitointi sujuu hyvin harvoin täydellisesti suunnitelmien mukaan. Tilanteet muuttuvat, joten on tärkeä taito elää tilanteiden mukana suunnitelmissa joustaen. Se on läsnäoloa ja tilanneherkkyyttä. Ota opiksesi ja ole itsellesi armollinen.

 

23. Säännöllinen harjottelu sopivalla tasolla

Haluatko kehittyä paremmaksi fasilitaattoriksi? Aivan, kuten urheilussakin, myös fasilitointikompetenssien hiomisessa säännöllinen harjoittelu on tärkeää. Oppimista ja kehittymistä edesauttaa se, että voi harjoitella monissa erilaisissa tilanteissa. Siksi tämä joulukalenteri on kannustanut kokeilemaan fasilitointia työympäristön lisäksi myös kotona. Se ei välttämättä kuitenkaan ole ollut helpompaa kuin töissä. Harjoittelussa olennaista on sopiva vaativuustaso. Jos treeni on liian rankka ja tavoitteet liian korkealla, seuraa vain turhautumista. Jos istut päivittäin kokouksissa, saat säännöllisiä tunnin parin spurtteja treenata osallistumisen ja osallistamisen taitoja. Mitä aiot seuraavaksi kokeilla? Miten jatkat harjoitteluasi?

 

24. Lopputuloksista nauttiminen

On aika fasilitaattorinkin levätä ja rahoittua. Meni miten meni, olkoon prosessi mikä vaan, nyt on aika nauttia suunnittelun ja yhteisen toteutuksen hedelmistä. Kiitokset kaikille. Nautinnollista joulua!

 

Kirjoittaja

 

Piritta van der Beek (os. Kantojärvi) on energinen ja tulosorientoitunut sertifioitu ammattifasilitaattori (CPF), valmentaja ja Grape Peoplen toimitusjohtaja sekä kahden pienen lapsen äiti. Hän on erikoistunut monimutkaisten tilanteiden ja tiimien kehittämisen sekä co-creation ja strategiatyön fasilitointiin. Piritta on fasilitoinut työpajoja ja kehitysprosesseja sekä valmentanut fasilitointitaitoja vuodesta 2001. Kokemuksistaan hän on kirjoittanut kirjan Fasilitointi luo uutta (Talentum, 2012).

Piritta van der Beek

 

Pysy mukana matkassa

Haluatko saada lisää vinkkejä fasilitointiin ja asiantuntija-artikkeleita aiheesta? Jaamme oivalluksia työelämän kohtaamisiin ja kerromme tulevista tapahtumista ensimmäisenä sisäpiirillemme. Liity tästä Grape Peoplen sisäpiiriin ja saat ajankohtaista tietoa fasilitoinnin tuomista mahdollisuuksista.

 

Matkalla fasilitaattoriksi?

Onko sinulla osaamista ja käytännön kokemusta työpajojen fasilitoinnista? Tee osaamisesi näkyväksi ja sertifiodu fasilitaattoriksi. Tutustu tästä valmennusohjelmaamme, jonka päätteeksi sinun on mahdollista sertifoida fasilitointiosaamisesi. Aloita matkasi Vaikuttava fasilitointi – Tehopakkaus I -valmennuksella helmikuussa 2019!

Tällä kirjoituksella ei ole vielä kommentteja.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *