Miten varmistetaan, että etäkokouksen osallistujat ovat läsnä ja tilaisuus etenee jatkuvasti kohti selkeää lopputulosta? Etäkokoukset vähentävät matkustamisen tarvetta, mutta virtuaaliympäristö asettaa omat haasteensa kokoustamiselle ja kouluttamiselle. Tässä muutama salaisuus, joiden avulla saat enemmän irti yhdessä käytetystä ajasta.
1. Varmista, että tekniikka palvelee
Hyvän etäkokouksen perustana on toimiva, eli palveleva tekniikka. Varmista, että tunnet kokousalustan mahdollisuudet ja sudenkuopat. Voit joko hankkia koulutusta tai edetä kokeillen. Avaa kaikki valikot ja kokeile kaikkia toimintoja. Mitä tapahtuu, jos painan tästä? Löydät monesti sellaisia toimintoja ja mahdollisuuksia, joista muut eivät ole kuulleetkaan.
Esimerkiksi Skype for Business sisältää whiteboardin, eli luonnoslehtiön, jolle kaikki voivat kirjoittaa ja piirtää yhtä aikaa. Tiesitkö? Löydätkö ominaisuuden seikkailemalla hetken Skypen valikoissa?
Harjoitus tekee mestarin. Kun tiedät, mikä saattaa mennä pieleen, voit ehkäistä suurimmat ongelmat etukäteen tai kiertää ne, kun vahinko sattuu. Ja jos tuleekin yllätyksiä, niin olet valmiimpi improvisoimaan.
2. Valitse osallistujat tarkkaan
Kenen oikeasti täytyy osallistua verkkotilaisuuteen? Oli kyseessä sitten kokous, koulutus tai ideointisessio, varmista, että paikalla ovat oikeat ihmiset. Käytä apuna RACI-ohjenuoraa:
Kun käytät RACIa apuvälineenä, varmistat, että paikalla olijat ovat mukana täydellä huomiollaan. Työskentely on varmasti keskittyneempää ja keskustelu rönsyilee vähemmän.
3. Suunnittele ajankäyttö huolella
Tee suunnitelma ajankäytöstä: kuinka kauan kunkin aiheen käsittelyyn varataan aikaa? Varaa tilaisuuteen vain tämä aika, eikä yhtään enempää. Jos tilaisuus kestää yli 90 minuuttia, varaa kuitenkin aikaa tauolle. Ihmisten keskittyminen alkaa muuten kärsiä.
Jos tilaisuuden aikana rönsytään aiheesta, kirjaa sivuseikat ns. parkkipaikalle eli erilliseen tiedostoon, sivuun, tai vaikka whiteboardin nurkkaan. Nämä aiheet käsitellään joko tilaisuuden lopussa tai erillisessä tilaisuudessa.
Joskus prioriteetteja täytyy muokata kokouksen aikana. Jos tuntuu siltä, että näin täytyy tehdä, kysy osallistujien mielipidettä tai ilmoita läpinäkyvästi, että nyt prioriteetteja muutetaan. Muistuta kaikkia rajallisesta ajasta. Älä anna kokouksen venyä yli sovitun ajan.
4. Käytä dioja – se antaa kokoukselle selvän rakenteen
Huomiomme harhailee arjessa paljon. Tietokoneen ääressä se harhailee erityisesti, koska huomiotamme vaativat sähköpostit, pikaviestit, tekstiviestit ja muut ilmoitukset. Ilman katsekontaktia ja yhteistä valkotaulua tai fläppitaulua meidän on vaikea pysyä aiheessa. Haaste suurenee, kun ryhmäkoko kasvaa.
Diojen käyttäminen etäkokouksessa auttaa niin vetäjää kuin osallistujia pysymään fokuksessa. Yksi dia – yksi otsikko – yksi aihe. Jos dian tila ei riitä kaikille huomioille ja muistiinpanoille, voit avata uuden whiteboardin tai luoda lisää tyhjiä dioja tarpeen mukaan. Voit varmuuden vuoksi luoda pari tyhjää diaa valmiiksi jokaista otsikkoa kohden.
5. Käytä whiteboardia tai chattia keskustelun visualisointiin
Käytä diojen lisäksi whiteboardia tai chattia keskustelun dokumentointiin ja ideoiden tai päätösten selkeyttämiseen. Puhetta on vaikea muistaa – etenkin silloin, kun emme näe osallistujia samassa tilassa. Videon käyttäminen saattaa auttaa tässä, mutta sekään ei auta, jos ryhmä on suuri.
Siksi esiin tuodut näkökulmat, ideat ja yhdessä tehdyt päätökset tulee kirjoittaa selvästi näkyviin. Joskus osallistujat kirjoittavat itse, esimerkiksi luettelemalla ideoita seuraavan tiiminkehityspäivän aiheeksi. Kun ideat näkyvät mustaa valkoisella, niitä on helpompi selkeyttää ja priorisoida.
Merkitse lopulliset yhdessä valitut ideat selvästi ja kysy vielä ryhmältä mielipidettä lopputuloksesta. Yksinkertainen tapa ilmaista mielipide on kirjoittaa numero 1-5 välillä chattiin. Tässä arviointiasteikko:
- 5 = Erinomainen lopputulos
- 4 = Hyvä lopputulos
- 3 = Ihan OK, käy minulle jos muillekin käy
- 2 = Minulla on huolia / haluaisin muuttaa lopputulosta
- 1 = Nyt mentiin aivan metsään, pitää aloittaa alusta
Jos kaikki antavat 3 tai enemmän, ryhmä on selvästi hyväksynyt lopputuloksen. Halutessasi voit yhteisen ymmärryksen lisäämiseksi vielä pyytää perusteluita ryhmältä.
Haluatko ymmärtää aiheesta enemmän?
Katso Jonas Rajannon maksuton webinaari Etätyö ja vaikuttava vuorovaikutus. Sinulle, joka haluat ymmärtää, kuinka parantaa vuorovaikutusta ja tuloksellista yhteistyötä verkon välityksellä! Sinulle, joka tarvitset työssäsi taitoja johtaa vaikuttavia verkkotilaisuuksia toimiessasi esimerkiksi asiantuntija- tai suunnittelutehtävissä, projektipäällikkönä, tiiminvetäjänä, myynnissä, konsulttina tai kouluttajana.
Tilaa maksuton webinaaritallenne: Etätyö ja vaikuttava vuorovaikutus!
