Esihenkilö, auta ajattelemaan yhdessä

9.11.2020

Hei esihenkilö, onko tuttu tilanne: Ryhmällänne on haaste tai ongelma, jonka ratkaisemiseksi haluaisit saada ideoita tai vähintään kommentit kaikilta. Palaverissa kysyt ryhmältä, mikä olisi paras ratkaisu tähän ongelmaan? Tulee syvä hiljaisuus. Kukaan ryhmästä ei sano mitään. Päädyt itse kertomaan omasta ratkaisuideastasi ja muut – ainakin muutama – nyökkäilevät. ”Selvä, tehdään näin” sanot ryhmälle. ”Ainakin minä kysyin, annoin mahdollisuuden vaikuttaa”, ajattelet. Silti sinusta tuntuu, ettei ryhmä ole tyytyväinen päätökseen saati sitoutunut sen käytäntöön viemiseen.

Mikä meni pieleen?

Ajattelu on toimintaa, liikettä muistissa. Se on kuin höyryjuna, joka tarvitsee kunnolla hiiliä pesään nytkähtääkseen liikkeelle. Liikkeelle lähtö voi olla hidas ja viedä vähän aikaa, mutta alkukankeuden jälkeen juna kulkeekin sulavasti muistin raiteita pitkin ja sitä voi olla jopa vaikea pysäyttää. Jos sen haluaa kulkevan vähän eri raiteille, pois totutusta, täytyy junaa ohjata eri raiteille ratakiskojen vaihteista vääntämällä.

Kysymällä, mikä olisi paras ratkaisu tähän ongelmaan, esihenkilö ikään kuin vääntää ratakiskojen vaihteita tai yrittää pysäyttää junan, vaikkei juna ole edes lähtenyt liikkeelle. Kysymys on niin iso ja huolimattomasti aseteltu, ettei ajattelu pääse käynnistymään lainkaan. Olemme itse oman ajattelumme pahimpia kriitikoita, joten jos meiltä kysytään mikä olisi paras ratkaisu, emme saa tuotettua ensimmäistäkään ideaa, koska ammumme ne samantien alas huonoina tai ei ainakaan parhaina ideoina, ennen kuin edes ajattelemme loppuun saakka.

Ohjaa yhdessä ajattelua

Ajattelun ja ideoinnin käynnistämiseen on erilaisia keinoja. Tärkeimpänä pidän ajatustyön jakamista eri vaiheisiin, mikä tulee ottaa huomioon kysymyksen asettelussa. Divergoinnilla tarkoitetaan ajattelun laventamista, vaihtoehtojen esiin nostamista, ideointia. Tässä vaiheessa ajattelun juna laitetaan liikkeelle ja se lähtee kulkemaan muistin raiteita pitkin. Se kulkee yleensä tavallisinta, tutuinta reittiä. Ajattelua voi vauhdittaa ja uusien ideoiden syntymistä kiihdyttää lisäämällä hiiliä pesään eli antamalla lisää aikaa tai ohjaamalla junaa eri reiteille kannustamalla miettimään asiaa eri näkökulmista.

Kun ajattelu on saatu kunnolla liikkeelle voidaan alkaa säätämään ja hidastamaan vauhtia eli rajoittamaan ja supistamaan ajattelua. Voidaan alkaa valitsemaan syntyneistä ideoista niitä parhaimpia tai tärkeimpiä, miettiä erilaisia valintakriteereitä. Tätä kriittistä ja loogista ajattelun vaihetta kutsutaan konvergoinniksi.

Ohjaa yhdessä ajattelun prosessia jakamalla se divergenssi ja konvergenssi -vaiheisiin.

Saadakseen osallistujien ajattelun liikkeelle tulee kysymyksenasettelussa ja ajatustyön ohjeistuksessa olla tarkkana. Miten alussa kuvaillussa esimerkissä esihenkilö voisi käynnistää ajatustyön paremmin?

Esimerkiksi näin:

”Meillä on tämä ongelma, johon meidän pitäisi miettiä ratkaisuja. Ratkaisuja voi olla useita, mutta emme tiedä vielä, mitä ne ovat. Käytetään tämä palaveri siihen, että suunnitellaan ratkaisuja tähän ongelmaan. Ensimmäiseksi pyydän jokaista listaamaan yksin hiljaisuudessa, omiin muistiinpanoihin ideoita, miten tämä ongelma voitaisiin ratkaista. Tyhjennä muististasi ensin kaikki tavanomaisimmat ratkaisut, ja mieti sitten myös erikoisempia ratkaisuideoita, mitä ei olla koskaan tultu ajatelleeksi. Annan aikaa yksinpohdiskelulle neljä minuuttia, olkaa hyvät.”

Kun neljä minuuttia on kulunut.

”Seuraavaksi siirrytään parikeskusteluihin. Jutelkaa ratkaisuideoistanne. Jalostakaa, parannelkaa, yhdistelkää ja keksikää niitä lisää. Aikaa tähän on 8 minuuttia.”

”Seuraavaksi valitkaa saman parin kanssa, mitkä ratkaisuideoistanne ovat tähän tilanteeseen parhaimpia. Kirjoittakaa parhaat ratkaisuideanne ylös (1 per Post-it -tarra).”

”Tuokaa valitsemanne ideat kaikkien näkyville. Luetaan ne läpi hiljaisuudessa. Sitten, kun jokainen on lukenut, saa kysyä ja kommentoida ehdotuksia – erityisesti, jos kaipaa lisäselvennystä johonkin ehdotukseen.”

”Ota itsellesi uusi pari. Parin kanssa miettikää, mitkä ratkaisuideoista ovat tässä tilanteessa parhaimpia. Jakakaa yhteisymmärryksessä viisi ääntä parhaimmille ideoille.”

”Katsotaan yhdessä, mitä nousee. Mitkä ratkaisuideat saivat eniten kannatusta?”

”Olemmeko valmiit hyväksymään valinnan, olemmeko valmiit viemään näitä eniten ääniä saaneita ratkaisuehdotuksia eteenpäin kohti konkreettisia toimenpiteitä? Ilmaise mielipiteesi peukulla (ylös=kyllä, alas=ei, sivulle=ehkä/haluan kommentoida).”

Dialogi parantaa ideoiden ja päätösten laatua

Dialogin lisääminen divergenssi-vaiheeseen, tuo lisää laatua ideoihin. Ymmärrämme paremmin toisten ideoiden taustoja sekä kehitämme ideoita juttelemalla niistä ja parantelemalla ja yhdistelemällä niitä toisten ideoiden kanssa. Näin syntyy laadukkaampia ideoita.

Lisää dialogia yhdessä ajattelun eri vaiheisiin.

Keskustelun lisääminen konvergenssi-vaiheeseen varmistaa paremman ryhmäpäätöksen ja sitoutumisen lopputulokseen. Kun pääsemme keskustelemaan valintakriteereistä ja joudumme vähän ”vääntämään” keskustelukumppanin kanssa, mitä jatkoon kannattaa valita ja miksi, ymmärrämme ryhmän tarpeita paremmin ja teemme parempia päätöksiä. Tällaisiin päätöksiin on yksilönkin helpompi sitoutua.

Kirjoittajasta

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

 

Henna Linkedinissä
Henna Twitterissä

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.

Ota yhteyttä ja kerro meille tarpeestanne

Fasilitoivan johtamisen valmennus

Kaipaatteko organisaatioonne lisää osallistavaa johtamisotetta? Tutustu fasilitoivan johtamisen valmennukseemme. Autamme teitä yli 15 vuoden valmennuskokemuksella niin Suomessa kuin kansainvälisesti. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus.

Tutustu Fasilitoivan johtamisen valmennukseen

Haluatko ymmärtää enemmän fasilitoinnista?

Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!

Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet