Osallistuin hiljattain Milanossa kansainvälisen fasilitaattoriyhdistyksen IAF:n konferenssiin otsikolla Agile and Facilitation. Tässä haluan jakaa omia pohdintojani konferenssin jälkeen.
Ketterien projektien ryhmätilanteet
Ketterät projetkimallit, kuten Scrum, sisältävät erilaisia ryhmätilanteita. Näitä ryhmätilanteita kutsutaan useilla eri nimillä ja näiden määrä projektimalleissa myös vaihtelee. Otan tähän käsittelyyn kohtalaisen yleisen mallin, jossa on neljä säännöllisesti toistuvaa ryhmätilannetta: daily meeting, sprint planning, sprint review ja sprint retrospective (tai millä nimillä niitä kukakin haluaa kutsua). Peilaan tässä tekstissä projektimallin eri ryhmätilanteita fasilitointiin.
Daily meeting
Tiimi kokoontuu päivittäin hyvin lyhyeksi aikaa, mielellään alle kymmeneksi minuutiksi, ja jokainen kertoo, mitä on tehnyt eilen, mitä aikoo tehdä tänään ja mitä esteitä onnistumiselle on. Tärkeää on pitää puheenvuorot lyhyinä eikä alkaa ratkoa ongelmia siinä tilaisuudessa. Tämä on niin nopea tilaisuus, etten näe fasilitoinnille juurikaan tilaa.
Sprint planning
Tiimi kokoontuu suunnittelemaan seuraavan sprintin (1-4 viikon mittainen työrupeama) sisällön. Tässä tilaisuudessa on mielestäni fasilitoinnin kannalta kriittisintä se, että tehtävät ymmärretään hyvin yhdessä ja rakennetaan tiimin kesken luottamus, jotta uskalletaan arvioida tehtäviä rehellisesti.
Sprint review
Tiimi esittelee asiakkaalle, eli usein tuotteen omistajalle (product owner), sprintin lopuksi kyseisen sprintin aikana tuotetun toimivan version. Nähdäkseni tässä on ytimessä rikkoa vastakkainasettelu kehittäjät vs. asiakkaat. Tämä tarkoittaa fasilitoinnin kannalta sitä, että kokemukset versiosta jutellaan vaihtuvissa pienryhmissä, joissa on mahdollisimman sekaisin kehittäjiä ja asiakkaan edustajia.
Sprint retrospective (retro)
Tiimi kokoontuu sprintin lopuksi keskenään ilman esimiehiä tai asiakkaita keskustelemaan siitä, miten työskentely kuluneessa sprintissä sujui ja kehittämään työskentelyään. Ei siis keskustella sprintin sisällöstä, vaan ainoastaan yhteistyön toimivuudesta. Fasilitoinnin kannalta kiinnostavaa tässäkin on psykologisen turvallisuuden luominen, jotta oikeita asioita saadaan esille ja päästään pintaa syvemmälle juurisyihin.
Fasilitaattorin työkalupakista löytyy lukuisia retroon soveltuvia ryhmätyömenetelmiä, kuten voimakenttäanalyysi, aikajanat, onnistumistarinat, juurisyyanalyysi ja challenge mapping. Tällaista työkalupakkia on hyvä olla laajalti, kun tiedetään, että retro tulee vastaan joka sprintin jälkeen eli parin viikon välein. Erilaisilla menetelmillä saadaan näihin tilaisuuksiin toivottua vaihtelua.
Fasilitointi ja ketterät projektit
Ketterissä projekteissa tulee myös vastaan ad hoc -työpajoja, kuten erilaisia ongelmanratkaisu-, ideointi- ja suunnittelutyöpajoja – joissa fasilitoinnilla on paljonkin sijaa. Nämä työpajat eivät itsessään eroa vesiputousmallilla johdetusta projektista, vaan antavat samanlaisia mahdollisuuksia hyödyntää fasilitointia yhteisen ymmärryksen luomisessa ja ryhmäpäätöksen teossa.
Kaiken kaikkiaan siis fasilitoinnille ja ketterille projekteille löytyi paljonkin yhteistä liittymäpintaa. Tämä ei tietenkään yllätä, koska Agile Manifeston kehittämisessä on ollut paljon fasilitointiosaamista mukana. Toisaalta taas arvioisin, että siinä on fasilitointi on pidetty tarkoituksella aika kevyenä, jotta kaikki projektinvetäjät ja scrum masterit pystyisivät alkaa vetämään ketteriä projekteja ilman lähtötietoja fasilitoinnista.
Kaipaatko aiheesta syvempää ymmärrystä?
Haluatko syventää osaamistasi ja oppia hyödyntämään monipuolisesti eri fasilitointimenetelmiä ketterissä projekteissa? Valmennamme fasilitointitaitoja organisaatiokohtaisesti niin esimiehille, projektipäälliköille kuin tiimivetäjillekin sekä tarjoamme henkilökohtaista sparrausta tarpeidesi mukaan. Pyydä meiltä tarjous valmennuksesta omalle tiimillesi tai kerro lisää sparraustarpeestasi.
Kysy valmennuksesta tai sparrauksesta
Tarvitsetko ulkopuolisen ammattifasilitaattorin avuksesi? Voit jättää vastuun tuloksellisesta prosessin suunnittelusta ja vetämisestä meille. Hyödynnä fasilitaattoreitamme oman työpajasi tai kehitysprosessin läpiviennissä. Fasilitoimme muun muassa strategian jalkautuksia, innovaatiotyöpajoja sekä organisaatioiden laajoja muutosprosesseja.
