Tulevaisuuden strategiaa ei luoda ylhäältä alas eikä alhaalta ylös vaan horisontaalissa yhteistyössä. Sidosryhmien ottaminen mukaan uusien tuotteiden ja niiden käyttötapojen ideointiin on ollut nousussa jo pitkään. Mutta entäpä sidosryhmien esimerkiksi asiakkaiden ottaminen mukaan organisaation strategiatyöhön? Mitä sillä voisi saada aikaan?
Monissa organisaatioissa tietoa asiakkaista ja sidosryhmistä sekä henkilöstöstä kerätään erilaisten kyselytutkimusten avulla. Joskus prosessiin kuuluu myös ryhmähaastatteluja. Kyselylomakkeiden täyttämiset ja ryhmähaastattelut ovat yksisuuntaista kommunikointia, eivät vuorovaikutusta. Tietoa analysoidaan systemaattisesti mutta ihmisiä ei aktivoida yhdessä analysoimaan tietoa. Harvoin asiakkaiden edustajia kutsutaan paikalle, tulemaan oikeasti mukaan.
Osallistavissa organisaatiokulttuureissa henkilöstö otetaan mukaan suunnittelemaan yhteistä suuntaa ja ratkaisuja. Näin he sitoutuvat toimenpiteisiin aivan eri tavalla kuin pelkällä jalkautuksella. Myös eri rooleissa olevien henkilöiden osaaminen saadaan näin tehokkaasti ristipölytettyä ja esimerkiksi kokemukset asiakasrajapinnasta mukaan päätöksentekoon. Verkottuneessa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa tämäkään ei aina riitä. Tärkeimmät sidosryhmät on saatava myös sitoutettua yhteiseen tekemiseen.
Aktivoimalla sidosryhmien edustajat ja henkilöstö mukaan strategian luomiseen saadaan aikaan enemmän tuotoksia kuin mihin yksikään työryhmä tai tutkija yksin omassa kopissaan pystyy. Ihmiset innostuvat ja sitoutuvat. Aikaa saattaa kulua enemmän, mutta myöhemmin aikaa säästetään, kun strategia saadaan nopeammin käytäntöön. Sidosryhmiltä saadaan arvokasta tietoa ja ideoita, joka auttavat oikean suunnan ja parhaiden ratkaisujen löytämisessä. Pohdi siis hetki, mitä sinun organisaatiosi sidosryhmät saattaisivat kertoa muutostarpeistanne? Millaisia ratkaisuja he saattaisivat keksiä?
Kolme vinkkiä osallistamisessa onnistumiseen – case strategia
Jonkun täytyy olla vastuussa strategiatyön vetämisestä. Vetäjän on siedettävä epävarmuutta ja varattava aikaa kokonaisprosessin suunnitteluun myös matkan varrella. Samanlaisiksi suunnitellut perättäiset työpajat saattavat ollakin erilaiset, kun ensimmäisestä on opittu, mihin kannattaa keskittyä. Vetäjällä voi olla houkutus miettiä sisältöä, mikä strategian pitäisi olla, sen sijaan, että miettisi prosessia, miten strategia luodaan yhdessä.
On tärkeä miettiä, missä kohtaa kokonaisuutta tarvitaan osallistamista, ja kenet osallistetaan. Mitkä ovat oikeat keinot, kanavat ja kellonajat oikeiden ihmisten aktivointiin? Halutaanko heiltä neuvoa, ideoita vai toimenpiteitä? Ollaanko pyytämässä osallistujia luomaan uusia ratkaisuja vai ollaanko antamassa ehdotus jalostettavaksi vai ollaanko jalkauttamassa valmis ehdotus?
Osallistettaessa on vastuu osoittaa, mihin osallistujat ovat vaikuttaneet ja miten. Se on osallistujien ajan ja vaivan arvostamista. Ilman aitoa vaikutusmahdollisuutta osallistaminen on näennäistä ja johtaa epämotivoitumiseen.
Sidosryhmälähtöisen ja aidosti osallistavan strategiaprosessin vaiheet
1 Yhteisen suunnan luominen
Strategiatyöryhmän käynnistäminen
– Lähtökohtien ja tavoitteiden selkeys
– Prosessisuunnitelma
– Tärkeimmät sidosryhmät tunnistettu
Henkilöstön visiontityöpajat
– Yhteinen käsitys nykytilasta
– Yhteinen näkemys, miltä haluamme näyttää 3-5 vuoden päästä
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen
Sidosryhmien työpajat
– Trendianalyysi, tiedon saaminen ja jalostaminen
– Muutostarpeet tunnistettu
– Ensimmäiset ratkaisuideat
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen
2 Strategiset ratkaisut
Henkilöstön suunnittelupäivä
– Ydinkysymysten selkeytyminen
– Strategisten ratkaisujen pääpiirteet
Työryhmätyöskentely
– Johdon kanssa tarkennetut strategiset ratkaisut ja tavoitteet
3 Toimenpiteet
Strategian viestintä
– Yhteinen ymmärrys strategiasta koko henkilöstölle
– Toimenpiteet yksikkötasolla
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen
Viestintä sidosryhmille
– Kaikki mukaan yhteiseen tekemiseen
Yksikkötason työpajat
– Konkreettiset toimenpiteet yksilö- ja yksikkötasolla
– Sitoutumisen vahvistaminen ja samansuuntaisen toiminnan varmistaminen
Johtoryhmän kokous
– Tarvittavat päätökset toimenpiteiden toteutuksen helpottamiseksi
4 Strategian toteuttaminen
Arjen työ
– Yksilöt toteuttavat uutta strategiaa
5 Seuranta
Kehityskeskustelut
Yksikköpalaverit
Yksiköiden kehittämispäivät
– Toteutumisen seuranta, ongelmien ratkaisu, toiminnan varmistaminen ja jalostaminen
Viestintä sidosryhmille
– Kaikki tietävät, mitä heidän panoksensa on tuottanut
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Kehittämällä taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opit vuorovaikutteisissa ja käytännänläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Tutustu koulutuskalenteriin ja varmista paikkasi valmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.
