Tässä jutussa yritän kertoa, miksi hybridifasilitointi, eli työpaja jossa osa osallistujista on läsnä ja osa on etänä, ei onnistu. Tarkastelen asioita työpajojen fasilitoinnin näkökulmasta. On toki muitakin tilaisuuksia, kuten vaikka tiedotustilaisuudet, joissa hybridimalli voi joskus jopa toimiakin.
Kuvaan ensin lyhyesti, mitä fasilitointi on, ja sitten käyn läpi kaksi keskeisintä fasilitaattorin työkalua. Lopuksi vertailen näiden työkalujen käyttöä kasvotusten, etänä ja hybridissä.
Fasilitointi
Fasilitoinnilla pyritään auttamaan ryhmää löytämään yhteinen suunta – ratkaisut, joihin koko ryhmä voi sitoutua.
Jotta tämä yhteinen suunta voi löytyä, tarvitaan paitsi yhteistä ymmärrystä itse asiasta ja sen taustoista, myös ymmärrystä, miten muut ryhmässä asian näkevät ja mitä arvoja valintojen taustalla on. Näin ryhmässä muodostuu yhteinen, jaettu todellisuus.
Kaksi fasilitaattorin keskeisintä työkalua tämän yhteisen todellisuuden rakentamiseen ovat pienryhmäkeskustelut (vaihtuvissa ryhmissä) ja ryhmämuistin käyttö.
Pienryhmät
Ison ryhmän keskustelu on maailman tehottomin ja epäreiluin ryhmämenetelmä, jossa tilan helposti valtaa ryhmän äänekkäin henkilö. Siksi fasilitoidussa työpajassa asioista keskustellaan paljon pienryhmissä. Jos työskentelyä jatketaan pitkään samassa pienryhmässä, pienryhmä saattaa rakastua omaan ehdotukseensa ja yhteisen ratkaisun löytäminen koko ryhmän kesken saattaa olla jopa vaikeampaa kuin ennen pienryhmissä työskentelyä. Tähän ratkaisu on helppo: Vaihda ryhmiä usein, niin vältät kuppikuntien syntymisen.
Ryhmämuisti
Keskusteltujen asioiden kirjaaminen kaikkien näkyville helpottaa muistamista, fokuksessa pysymistä, ison kuvan ymmärtämistä, päätöksentekoa ja yhteisen ymmärryksen muodostumista. Ei siis vain huudella mielipiteitä ilmaan, vaan kirjataan ne samanaikaisesti näkyville.
Kasvotusten, etänä vai hybridi?
Kasvotusten työpajassa sekä pienryhmien käyttö että ryhmämuisti ovat varsin intuitiivisia toteuttaa: “Ota kaksi kaveria, joiden kanssa et ole vielä jutellut. Jutelkaa tavoitteistanne ja kirjatkaa oleelliset tussilla isoille post-it-lapuille ja tuokaa seinälle”. Joskus post-it-lappujen sijaan kirjoitellaan suoraan fläppitauluille tai A4-papereille, jotka teipataan seinälle. Myös pienryhmien muodostamiseen on erilaisia tekniikoita, mutta edellä mainittu ohjeistus on kyllä todella toimiva ja riittää pitkälle. Yksinkertainen on kaunista.
Etänä pienryhmien käyttö on jotakuinkin yhtä helppoa. Niin Teamsissa, Zoomissa kuin Google Meetissäkin on breakout rooms -toiminto. Valitaan vaan huoneiden lukumäärä. Yleensä käytän tässä arvottuja kokoonpanoja. Sen sijaan ryhmämuistin kanssa on enemmän hajontaa. Voidaan käyttää yhteistä whiteboardia (Teamsin/Zoomin whiteboard, Google Jamboard, Miro, Mural…) tai jaettua dokumenttia (O365 / Google), tai melkein mitä vaan alustaa, jota kaikki voivat editoida samanaikaisesti.
Mutta. Sitten se hybridi. Pienryhmien käyttö kyllä onnistuu niin, että samassa tilassa olevat osallistujat vaihtavat ryhmiä keskenään ja vastaavasti etäosallistujat keskenään. Mutta nytpä emme enää rakennakaan yhtä yhteistä todellisuutta, vaan useampaa rinnakkaista todellisuutta! Tässä on iso riski kahden kuppikunnan syntymiseen. Ryhmämuisti on mahdollista toteuttaa etätyöpajojen tavoin whiteboardilla tai jaetulla dokumentilla. Tämä edellyttää sitä, että lähiosallistujilla on omat tietokoneet mukana, jotta voimme tehdä kirjauksia yhteiseen ryhmämuistiin etäosallistujien kanssa. Ja silloin alkaa olla enää kovin vähän hyötyä osan ryhmästä olla samassa tilassa.
Aina ennemmin kaikki samaan todellisuuteen – linjoille tai kasvotusten – jotta saadaan osallistujat tasavertaiseen asemaan!
Jaa artikkeli verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
