Fasilitointi ja Microsoft Teams

2.10.2020

Artikkeli päivitetty 14.1.2021

Olen odottanut pitkään, että voisin kirjoittaa tämän artikkelin. Liiankin pitkään. Olemme valmentaneet fasilitointitaitoja kasvotusten vuodesta 2003 ja virtuaalisesti vuodesta 2010. Aloitimme WebExillä ja Lyncillä. Lyncistä tuli Skype for Business, mutta se oli business as usual. Ominaisuudet eivät muuttuneet, ainoastaan ulkoasu ja nimi muuttui.

Skype for Business oli ihan mukiinmenevä työkalu fasilitointiin. Kun kolme vuotta sitten arvioin fasilitoinnin näkökulmasta Teamsia suhteessa Skypeen, Skype voitti 6-0. Teamsilla fasilitointi tuntui täysin mahdottomalta. Paljon on tosin muuttunut kolmessa vuodessa. Suurin muutos on tietenkin tapahtunut tänä vuonna, kun pandemia pakotti meidät kaikki eristyksiin ja etätyö oli otettava haltuun, halusimme tai emme.

Teamsilla fasilitointi on mahdotonta.
– Jonas Rajanto, 2017

Minusta tuntuu, että nyt – vihdoinkin – Teams on vetämässä ohi Skype for Businessista. Oli jo aikakin. Teamsiin on jo tullut paljon hyviä uudistuksia fasilitoinnin näkökulmasta 2020 aikana, mutta paljon lisää on tulossa. Hengästyttävän paljon. Niin paljon, että on vaikea pysyä mukana vaikka seuraa aihetta päivittäin. Pureudutaan siis aiheeseen blogin muodossa.

Ensi vuoden syksyyn mennessä Teams on paras etäkokousalusta fasilitointiin.
– Jonas Rajanto, 2020

Päivitän artikkelia ajoittain sitä mukaa, kun uudistuksista uutisoidaan ja muutokset toteutuvat.

Sisällysluettelo

  1. Mikä on Microsoft Teams?
  2. Mitä on fasilitointi?
  3. Miten Teamsilla voi fasilitoida kokouksia, koulutuksia ja työpajoja?
    • Chatin osallistava käyttö
    • Esitysdiat, joihin on lisätty avoimia, virittäviä kysymyksiä
    • Yhteiskirjoitusdokumentit
    • Pienryhmissä keskustelu / työskentely
    • Kyselyt
    • Whiteboard
  4. Tärkeimmät Teams-uudistukset fasilitoinnin näkökulmasta 2020
    • Taustatehosteet – Background Effects
    • Päätä kokous – End Meeting
    • Nosta käsi – Raise Hand
    • Uusi kokouskokemus – New Meeting Experience
    • Suuri videogalleria – Large Gallery
    • Yhdessä-tila – Together mode
    • Live-tekstitys – Live Captions
    • Kyselyt – Polls
    • Pienryhmätilat – Breakout Rooms
  5. Tärkeimmät Teamsiin tulevat uudistukset 2021
    • Webinaari-ilmoittautuminen – Meeting attendee registration
    • Kokousyhteenveto – Meeting Recap
    • Kokousreaktiot – Meeting Reactions
    • Custom Layouts
    • Chat bubbles
    • Valkotaulu / Luonnoslehtiö – Whiteboard
  6. Grape Peoplen fasilitointivalmennukset (etänä ja kasvotusten)

Mikä on Microsoft Teams?

Microsoft Teams on kokonaisratkaisu etätyöskentelyyn. Se sisältää kokoustyökalun, mutta se on myös suunniteltu kokoamaan kaikki tiimin ja organisaation viestintä yhdelle alustalle. Se on siis korvaaja paitsi Skype for Businessille, myös sähköpostille (sisäisessä ja luotettujen kumppaneiden välisessä viestinnässä).

Teams on järjestetty tiimeihin, kanaviin ja yksityiskeskusteluihin. Teams on vahvasti kytköksissä SharePointiin. Jokainen tiimi Teamsissa on työtila SharePointissa. Jokainen kanava on kansio tiimiä vastaavassa SharePointin työtilassa. Jos Teamsin kanavan tiedostot-osiossa on kansioita, nämä ovat myös SharePoint-kansioita.

Grape People on keskittynyt 100-prosenttisesti fasilitointiin, joten meille kiinnostavinta on juuri fasilitointi Teamsin avulla. Otamme esimerkiksi valmennuksissamme hyvin vähän kantaa SharePoint-kytkökseen tai Teamsin toimintoihin kokousten ulkopuolella.

Psst. Käytämme – ja valmennamme – myös muita etäkokousalustoja, kuten Google Meet ja Zoom. Pyydä tarjous valmennuksesta, niin tutustumme tilanteeseenne.

Mitä on fasilitointi?

Fasilitointi on ryhmätilanteiden suunnittelua, valmistelua ja ohjaamista, jotta ryhmä onnistuu tietyssä tavoitteessa. Joskus tavoite tulee ryhmän ulkopuolelta, joskus ryhmä asettaa tavoitteen itse. Fasilitoija tunnistaa ryhmän vaikutusmahdollisuudet ja suunnittelee toiminnan tämän huomioiden.

Fasilitoija voi olla fasilitoinnin ammattilainen. Grape Peoplen asiantuntijat kutsuvatkin itseään nimellä fasilitaattori. Fasilitoida voi kuitenkin kuka tahansa, joka haluaa tavoitteellisesti lähestyä ryhmätilanteita, kuten kokouksia, koulutuksia ja työpajoja.

Fasilitoidessa käytetään useasti osallistavia menetelmiä ja tarralappuja (fyysisiä tai virtuaalisia). Fasilitointi on kuitenkin olennaisemmin sitä, että osallistujia autetaan ajattelemaan, keskustelemaan ja työskentelemään yhdessä, jotta sovittu päämäärä saavutetaan. Ihanteellisesti ryhmä tunnistaa fasilitoijan roolin hyödyt ja valtuuttaa hänet vastaamaan tilaisuudessa ajankäytöstä sekä toiminnan ohjaamisesta.

Lue lisää fasilitoinnista

Miten Teamsilla voi fasilitoida kokouksia, koulutuksia ja työpajoja?

Teamsia kehitetään nopeaa vauhtia. Uudistuksia on suunnitteilla valtava määrä ja niitä levitetään asiakasympäristöihin muutaman viikon välein. Päivitän tätä listaa sitä mukaa, kun uudet toiminnot tulevat saataville.

Tässä tärkeimmät osallistamista helpottavat toiminnot juuri nyt:

  1. Chatin osallistava käyttö
  2. Esitysdiat, joihin on lisätty avoimia, virittäviä kysymyksiä
  3. Yhteiskirjoitusdokumentit
  4. Pienryhmissä keskustelu / työskentely
  5. Kyselyt
  6. Whiteboard

 

Chatin osallistava käyttö

Ehkä paras parannus Skypeen verrattuna, ja paras ominaisuus kilpailijoihinsa verrattuna, on Teamsin chat. Mikään muu etäkokousalusta ei mahdollista kaikkia näitä:

Sanaton vuorovaikutus on merkittävä osa kasvotusten viestintää. Nämä toiminnot tuovat sanattoman vuorovaikutuksen mahdollisuuksia myös etäviestintään (palaverissa tai palaverien välissä).

Näitä toimintoja hyödyntämällä saat eloisuutta kaikenlaisiin tilaisuuksiin. Peukutustoimintoa voi jopa käyttää äänestyksessä: vaihtoehdot syötetään chattiin, sitten peukutetaan yhtä tai useampaa vaihtoehtoa.

 

Esitysdiat, joihin on lisätty avoimia, virittäviä kysymyksiä

Tämä ei varsinaisesti ole Teamsin ominaisuus, mutta mainitsenpa sen silti. Menetelmää voi nimittäin hyödyntää missä tahansa etäkokouksessa millä tahansa kokousalustalla.

Tähän tarvitset: esitysdiat + chat (Word / Whiteboard valinnainen)

  1. Aseta dialle kysymys ja ehkä herättelevä kuvituskuva. Voit myös käyttää pikkukuvia aiemmista sisältödioistasi. (Raahaa vain PowerPointissa diojen esikatselukuvat vasemmalta aktiivisen dian päälle!)
  2. Pyydä osallistujia jakamaan oivallukset / kokemukset / kysymykset chattiin.
  3. Pyydä muutamaa osallistujaa kertomaan lisää kokemuksestaan.
  4. Anna muiden osallistujien täydentää keskustelua kirjoittamalla chattiin tai pyytämällä puheenvuoro.
  5. Pro tip: kun ihmiset kertovat kokemuksistaan, tee keskustelua näkyväksi kirjoittamalla vaikkapa jaettuun Word-dokumenttiin, PPT-dialle tai Whiteboardille. (Kaikkien ei tarvitse voida kirjoittaa siihen; riittää, että jaat sovellusikkunan tai oman näyttökuvasi kokouksen ruudunjakotyökalulla.)

Alla esimerkki avoimesta kysymyksestä. Avoimeen kysymykseen ei voi vastata vain kyllä tai ei, vaan se kutsuu osallistujan pohtimaan kokemustaan tai suhtautumistaan johonkin asiaan.

aktivoiva dia, vuorovaikutteinen dia, avoin kysymys, virittäytyminen, virittävä kysymys

 

Yhteiskirjoitusdokumentit

Tämä tarvitsisi ihan oman ohjevideonsa. Ehkä teemme sellaisen paremmalla ajalla. 🙂 On kuitenkin tärkeää mainita, että Office 365 mahdollistaa dokumenttien jakamisen ja yhteiskirjoittamisen monella tavalla. Tässä lyhyt kuvaus:

 

Pienryhmätyöskentely

Pienryhmätilat (Breakout Rooms) tuli monen viivästyksen jälkeen yleiseen levitykseen joulukuussa 2020. Pienryhmätiloista lisää tietoa jäljempänä tällä sivulla.

(Etsi sivulta hakusanalla painamalla Ctrl+F (Windows) tai Cmd+F (Mac).)

 

Kyselyt / Polls

Teams-kokouksen aikaiset kyselyt julkaistiin vähin äänin marraskuussa 2020. Kyselyistä lisää tietoa jäljempänä tällä sivulla.

(Etsi sivulta hakusanalla painamalla Ctrl+F (Windows) tai Cmd+F (Mac).)

 

Whiteboard

Teamsissa on whiteboard, mutta se on toistaiseksi varsin rajoittunut. Tilanne paranee maaliskuussa 2021. Whiteboardista lisää tietoa jäljempänä tällä sivulla.

(Etsi sivulta hakusanalla painamalla Ctrl+F (Windows) tai Cmd+F (Mac).)

 

Tärkeimmät Teams-uudistukset fasilitoinnin näkökulmasta 2020

Mikä on ”tärkeä” uudistus fasilitoinnin kannalta? Tästä voi olla montaa mieltä. Seuraan muutoksia, jotka vaikuttavat osallistujien läsnäoloon, keskittymiseen, vuorovaikutuskeinoihin, osallistamiseen ja kokousten tekniseen sujuvuuteen. Yhden mielestä vaikkapa videofiltterit (joita Zoomista löytyy) madaltavat kynnystä käyttää videota, mikä puolestaan parantaa tilaisuuden ilmapiiriä. Toisen mielestä videon käyttäminen ei ole lainkaan olennaista koulutuksen tai työpajan kannalta. Kolmas sanoo, ettei videota edes voi käyttää, koska kaikkien verkkoyhteys ei siihen riitä, ja sitten luomme epätasa-arvoisen osallistumiskokemuksen.

Oikeita vastauksia ei yksinkertaisesti ole, kun puhumme fasilitoinnista. On vain tilanteeseen nähden parempia ja huonompia tapoja toimia. Kun lähestymme ryhmätilanteita yleisten hyvien periaatteiden kautta, meidän on helpompi valita kuhunkin tilanteeseen paras lähestymistapa. Näitä periaatteita valmennamme asiakkaillemme.

 

Taustatehosteet – Background Effects (huhtikuu 2020)

background blur, taustasumennus, taustan sumennus, taustatehosteet, background effectsTaustan sumennus (Background Blur) tai oma taustakuva (Custom Background) videopuheluun. Jos et halua, että kodin sotkut, epäesteettinen tausta tai liikkuvat kollegat / perheenjäsenet näkyvät taustalla, käytä sumennusta tai taustakuvaa peittääksesi ympäristön. Näin on myös helpompi keskittyä puhujaan, eikä puhujan taustalla näkyviin yksityiskohtiin. Välillä kokouksen photobombaa lapsi tai lemmikki – mutta tämä saattaa olla muutoin tylsän kokouksen piristys. 🙂

Avainsanat: taustatehosteet, oma taustakuva, taustakuvan vaihtaminen, taustasumennus, taustan sumennus

Ohje taustatehosteiden käyttöön

 

Päätä kokous – End Meeting (huhtikuu 2020)

päätä kokous, end meeting

Päätä kokous siten, että se päättyy kaikilta. Myös nauhoitus, jos olet sen käynnistänyt, päättyy heti. Tätä oli toivottu etenkin alakoulun opettajien toimesta, jotta oppilaat varmasti poistuvat kokouksesta, kun oppitunti päättyy.

Ohje kokouksen päättämiseen

 

Nosta käsi – Raise Hand (toukokuu 2020)

nosta käsi, viittaa, viittaus, raise hand

Viittaa. Nosta käsi. Ilmaise, että haluat puhua. Luulisi, että tämä olisi ollut etäkokoustuotteissa kautta aikojen… Mutta ei. Teamsiin tämä tuli kolmen vuoden jälkeen. Sen edeltäjät, Skype for Business, Lync ynnä muut eivät sisältäneet toimintoa lainkaan. No, nyt meillä on vihdoin selkeä tapa ilmaista puheenvuoron tarve. Toimintoa voi käyttää myös vaikkapa kertoakseen, kun on palannut tauolta ja on valmis jatkamaan.

Avainsanat: viittaa, viittaus, viittaustoiminto, nosta käsi, nosta kätesi

Ohje käden nostamiseen (Teamsissa 😄)

 

Uusi kokouskokemus – New Meeting Experience (elo-joulu 2020)

new meeting experience, uusi kokouskokemus, uusi kokousnäkymä

Elokuussa 2020 Microsoft aloitti tämän uuden toiminnallisuuden levittämisen (ns. roll-out) asiakasympäristöihin (ns. tenant). Jotkut uudistukset toteutetaan hyvin nopeasti. Toisissa on pitkäkin viive, sillä muutos on niin suuri, että lastentauteja varmasti ilmenee ja uudistusta täytyy viilata ennen kuin muutos pakotetaan kaikille.

teams, asetukset, uusi kokouskokemus, uusi kokousnäkymä, new meeting experience

Alkuperäisen aikataulun mukaan vanhan kokouskokemuksen piti poistua kokonaan lokakuun loppuun mennessä, mutta se on vielä joulukuussa 2020 valittavissa Teamsin asetuksista.

Uusi kokouskokemus muuttaa paljon asioita kerralla:

  1. Teams-kokous aukeaa uuteen ikkunaan, eli kokousta ei enää käydä samassa ikkunassa missä kaikki muukin sisältö (keskustelut, tiimit ja kanavat, tiedostot) sijaitsee.
  2. Kokouksen hallintapainikkeet siirtyvät keskeltä kokousnäkymää (jossa ne peittävät mm. esityssisältöä) ikkunan ylälaitaan. Tämä on valtava parannus aiempaan.
  3. Uusia videotiloja voi käyttää, kuten Suuri galleria (Large Gallery) ja Yhdessä-tila (Together Mode). Lisää näistä jäljempänä.
  4. Jos hyödynnät pienryhmätyöskentelyä ja haluat seurata useamman Teams-kokouksen chattia, se onnistuu helposti, sillä voit selata chat-keskusteluita samalla, kun kokous on auki omassa ikkunassaan.
teams, lisää vaihtoehtoja, more options

Uudet toiminnot, kuten isompi videogalleria ja Yhdessä-tila, löytyvät uudessa kokousnäkymässä lisää vaihtoehtoja … -valikon alta.

Avainsanat: uusi kokouskokemus, uusi kokousnäkymä, new meeting experience, kokous uuteen ikkunaan

Lue lisää uudesta kokouskokemuksesta

 

Videogalleria (osa uutta kokouskokemusta)

Keväällä 2020 Teams tuki jopa neljän yhtäaikaisen videokuvan näyttämistä galleriassa. Vau. Kesän aikana tätä lisättiin ensin yhdeksään ja sitten neljäänkymmeneenyhdeksään. Plus oma videokuva, eli yhteensä pyöreät 50. No niin, eihän se ollut niin vaikeaa? Kiitos, Microsoft.

Jos haluat nähdä enemmän kuin 9 videokuvaa, valitse käyttöön Large Gallery (edellyttää uutta kokouskokemusta, katso yllä).

 

Yhdessä-tila – Together mode (osa uutta kokouskokemusta)

Kun etäkokousten määrä yhtäkkiä kasvoi räjähdysmäisesti, työntekijät ympäri maailman alkoivat väsyä. Microsoftilla alettiin tutkia asiaa ja havaittiin, että monen videokuvan tuijottaminen on itse asiassa psykologisesti kuormittavaa. Ongelman ratkaistakseen he kokeilivat uudenlaista videokokoustilaa, nimeltään Yhdessä-tila tai Together Mode.

yhteistila, together mode, grape people, tiimipalaveri, nauravat naamat

Kuva: Computerworld.com

Yhdessä-tila hyödyntää samaa videon segmentointiteknologiaa kuin taustakuvan vaihtaminen. Tausta häivytetään kokonaan ja ihmisen kasvot ja keho yhdistetään muiden osallistujien kanssa samaan ”virtuaaliseen tilaan”. Jokaisella on jaettu, pysyvä sijainti tässä yhteisessä tilassa, jolloin on helppo nähdä, jos jollakulla vaikkapa verkkoyhteys pätkäisee. Tämä mahdollistaa myös toisen osallistujan osoittamista tai hänen suuntaansa katsomista, mikä ei aiemmin ollut mahdollista.

Together Mode, yhteistila, yhteistilassa, Teams, scene, lavaste

Joulukuusta 2020 lähtien Yhdessä-tilaan on voinut valita useamman erilaisen ympäristön.

En vielä osaa sanoa, onko yhdessä-tila parasta vai pahinta sitten videokokousten lanseerauksen… Mutta kokeile vaikka tiimipalaverissa ja kerro, meneekö toiminto jatkoon vai rotkoon. 🙂

Lue tutkijan ajatuksia aiheesta.

Avainsanat: yhteistila, yhdessä-tila together mode, auditorio, ryhmäkuva

 

Live-tekstitys – Live Captions (lokakuu 2020)

tekstitys, live-tekstitys, reaaliaikainen tekstitys, live captions, subtitles

Teams tukee livetekstitystä. Tällä hetkellä vain yhdysvaltain englanti on tuettu. Toimintoa kehitetään aktiivisesti, jotta jokainen puhuja voidaan tunnistaa ja tekstitys osaa kertoa, kuka sanoi minkäkin asian. Samoin reaaliaikaista tekstityksen kääntämistä työstetään.

Suomen asema globaalisti on näissä puheentunnistusasioissa, sanoisinko, ei ihan ykkösprioriteetti. Kattellaan, milloin savolaiset, hämäläiset ja lappilaiset tulkataan muille kielille. 🙂

 

Kyselyt / Polls / Forms (marraskuu 2020)teams, forms, polls, kysely

Teams-kokouksen aikaiset kyselyt julkaistiin vähin äänin marraskuussa 2020. Toiminto on vielä tuore, joten käytettävyyttä hiotaan edelleen.

Kyselyiden hyödyntäminen on yksinkertaista:

  1. Luo kokous
  2. Avaa kokouksen keskusteluvälilehti (esimerkiksi Teamsin kalenterista)
  3. Nyt voit lisätä uuden sovelluksen (välilehden) kokoukseen
  4. Valitse Forms-sovellus ja kuittaa ponnahdusikkunat
  5. Lisää kysely tai useampi
  6. Nyt kokoukseen liittyessä hallintatyökaluihin on ilmestynyt uusi nappi, josta voit hallinnoida (luoda, avata, sulkea, muokata, poistaa) kyselyitä kokouksen aikana.

Katso Matti Paukkosen selkeä kuvitettu ohje kyselyiden hyödyntämiseen Teamsissa.

 

 

Pienryhmätilat – Breakout Rooms (joulukuu 2020)

pienryhmätilat, breakout rooms, ryhmätyöskentely, ryhmätyöt, pienryhmät pienryhmätilat, breakout rooms, ryhmätyöskentely, ryhmätyöt, pienryhmätTätä odotettiin pitkään. Pienryhmätilat (Breakout Rooms) tuli monen viivästyksen jälkeen yleiseen levitykseen joulukuussa 2020.

Mikä se on: kokouksen (ja etenkin koulutuksen tai työpajan!) osallistujat voi jakaa pienryhmiin joko satunnaisesti arvottuna tai käsin valittuna.

Toiminto ei tue kaikkia yhteistyöskentelyn variaatioita. Esimerkiksi Open Space -työskentely edellyttää, että osallistujat voivat itsenäisesti vaihtaa huonetta (aihetta) oman kiinnostuksensa mukaan. Alkuvaiheessa Pienryhmätilat ei tue tätä, vaan järjestäjän täytyy siirrellä osallistujia heidän pyyntöjensä perusteella.

Open Space -työskentely onnistuu Teamsilla, mutta silloin kannattaa luoda jokaiselle aiheelle oma kokous ennakkoon (arvioi tarvittava kokousten määrä) ja lisätä kokouslinkit yhteiskirjoitusdokumenttiin (katso aiempi otsikko yhteiskirjoitusdokumenteista).

Pienryhmätilat – hyvä tietää:

Katso Petri Jämsenin lyhyt video Pienryhmätilat-toiminnon käytöstä.

Pidempi video englanniksi Breakout Rooms -toiminnosta.

 

Tärkeimmät Teamsiin tulevat uudistukset 2021

Alla olevat julkaisuaikataulut pohjautuvat Microsoftin tiekarttaan. On tavallista, että uusien toimintojen julkaisu viivästyy alkuperäisestä arviosta. Pyrimme päivittämään julkaisupäivämääriä aina, kun saamme aiheesta uutta tietoa.

 

Webinaari-ilmoittautuminen / Event registration (tammikuu 2021)

teams webinar, webinaari, ilmoittautuminen, registration

Kuva: @MicrosoftTeams Twitterissä

Teams-webinaarit tulevat! Pian voit pitää julkisia Teams-kokouksia tai Teams Live Event -tilaisuuksia, joihin osallistujat voivat ilmoittautua. Osallistujat saavat vahvistuksen ilmoittautumisesta ja kalenterikutsun. Järjestäjä saa tapahtumasta osallistujalistan ja näkee osallistumisasteen (lähtikö aikaisin, tuliko myöhässä) sekä tilaisuuden aikaisen vuorovaikutuksen (kommentit, kysymykset, viittaukset, vastaukset kyselyihin).

Kokousyhteenveto – Meeting Recap (helmikuu 2021)

Jos olet käynnistänyt nauhoituksen, kokouksen päätyttyä nauhoitus tulee kaikkien (saman organisaation) osallistujien saataville jälkeenpäin. Nauhoituksen linkki ilmestyy kokouksen chatin loppuun.

Microsoft on laajentamassa tätä siten, että kokouksen lopuksi tulee yhteenveto kokouksesta:

 

Kokousreaktiot – Meeting Reactions (tammikuu 2021)

 

teams live reactions, live-reaktiot, meeting reactions, kokousreaktiot

Kuva: microsoft.com

teams livereaktiot, teams live reactions

Livereaktiot Kokousreaktiot tarkoittavat sitä, että osallistuja voi lähettää pikareaktion (peukku 👍, sydän ❤, aplodit 👏 yms.), joka näkyy hetken aikaa hänen videokuvansa (tai profiilikuvansa) päällä. Tämä lisää sanattoman viestinnän mahdollisuuksia etätilaisuuksissa.

 

Etenkin esittäessä isolle yleisölle livereaktiot ovat mukava tapa lisätä vuorovaikutteisuutta – niin vetäjälle kuin yleisöllekin. Kun esität PowerPoint-tiedostoa Teams-kokouksessa, kokousreaktiot uivat näkyviin reaaliajassa esityksen alalaidasta.

teams live reactions, live-reaktiot, meeting reactions, kokousreaktiotKokousreaktiot korvaa ilmestyessään Nosta käsi (Raise Hand) -napin. Nosta käsi -toiminto siirtyy tämän korvaavan valikon oikeaan reunaan. Uudistuksen jälkeen Nosta käsi toimii niin kuin ennenkin.

Päivitys 14.1.2021: Nimi muutettu livereaktioista kokousreaktioiksi.

 

Custom Layouts (helmikuu 2021)teams, custom layouts, omavalintainen esitysnäkymä

Kuva: PCWorld

Custom Layouts eli omavalintainen kokousnäkymä tai esitysnäkymä tarkoittaa, että esittäjä voi asetella esityksen ja oman videokuvansa oman maun mukaan. Tämä mahdollistaa uutislähetys-tyyppisiä esityksiä, jossa esittäjä voi vuorovaikuttaa oman esityssisältönsä kanssa hieman meteorologin tapaan. 🙂

 

Chat bubbles (maaliskuu 2021)

Kokouksen keskusteluosioon (chattiin) lähetetyt viestit näkyvät hetkellisesti myös videogallerian tai esityksen päällä. Näin on helppo lukea yksittäisiä osallistujien kysymyksiä tai kommentteja esitysten aikana avaamatta chattia erikseen.

 

Valkotaulu / Luonnoslehtiö / Whiteboard (elokuu 2020 / maaliskuu ja kesäkuu 2021)

microsoft whiteboard, teams whiteboard

Kuva: Microsoft

Armas Skypen whiteboard. Oi kuinka olemme ikävöineet sinua. Et ollut kaunis, mutta olit toimiva. Onneksi et jäänyt täysin vailla seuraajaa, vaikka seuraaja onkin vielä hieman nuori ottamaan paikkasi kokousten uskollisena sihteerinä.

Teamsissa on ollut whiteboard jo pitkään. Se oli tosin turhake elokuuhun 2020 saakka. Ai miksikö? Koska se tuki vain piirtämistä. Hiirellä on vaikea piirtää, oletko kokeillut? Ei ole kovin nopeaa. Teamsin whiteboard ei siis tukenut tekstinsyöttöä lainkaan. Onneksi tähän tuli muutos.

Elokuusta lähtien Teamsin whiteboardiin on siis voinut piirtämisen lisäksi luoda tekstiä ja tarralappuja. Tekstiä ja tarralappuja voi siirrellä, piirroksia ei vielä. Microsoft tekee tällä hetkellä hartiavoimin työtä saadakseen whiteboardista monipuolisemman.

Tärkein whiteboardin rajoite tällä hetkellä on, ettei se toimi organisaatioiden välillä. Tähän tulee muutos maaliskuussa 2021. Pian voimme siis vihdoin jakaa whiteboardeja, vaikkemme olisi samassa Teams-tenantissa. Hurraa! 🎉

Whiteboardin täytyy silti parantua vielä paljon, jotta sitä voi suositella varauksetta. Näistä tulevista muutoksista tiedämme jo:

Ryhdymme oitis käyttämään whiteboardia valmennuksissa, kun niiden jakaminen onnistuu organisaatiorajojen yli.

Whiteboard-sovellus työpöydälle ja mobiiliin

Microsoft Whiteboard ei toimi ainoastaan Teamsin sisällä, vaan sille on myös erillinen sovellus Windowsille ja iOS:lle. Android-sovellus on kehityksessä, mutta odotamme julkaisuaikataulusta lisätietoa. Mac-sovellusta Microsoft ei näyttäisi työstävän lainkaan, vaan Maceilla whiteboardia on tarkoitus käyttää selaimen kautta (tai Teamsissa).

Whiteboard-sovellus sisältää nykyisellään paljon enemmän toiminnallisuuksia kuin se verkkoversio, jota Teams-kokouksessa voi käyttää. Huomaa, että kummatkin kuitenkin käyttävät samaa tietovarastoa, eli voit avata Teams-kokoukseen luodun whiteboardin työpöytäsovelluksella. Kaikki muokkaukset näkyvät Teams-kokouksessa reaaliajassa.

Haasteena on siis, että vaikka sinä voisit Windows-laitteellasi tehdä kaikenlaisia hienouksia whiteboardilla, Mac-osallistujat ovat melko kädettömiä. Tämä tilanne paranee sitä mukaa, kun Whiteboardin web-versio (jota siis Teamsissa käytetään) paranee.

Kuten sanottua: whiteboardin täytyy parantua vielä paljon, jotta voimme suositella sitä varauksetta. Tänä päivänä Whiteboard palvelee organisaatioita parhaiten sisäisessä yhteistyössä, kun kaikilla on käytössään Windows-laitteet tai iPadit.

Katso video Microsoft Whiteboard-sovelluksen käytöstä opetuskäytössä

Tilaa Microsoft Whiteboard-kanavan videot YouTubessa

 

 

Lopuksi

Toivottavasti artikkelista on hyötyä tulevaisuuteen valmistautuessa. Meidän on täytynyt keksiä omat menetelmämme uusiksi vuonna 2020, jotta pystymme palvelemaan asiakkaitamme edelleen. Virtuaalinen yhteistyö on nopeasti muuttuva ala, jonka seuraaminen on välillä hengästyttävää.

Hyödyt ovat kuitenkin ilmeiset: pystymme tekemään yhteistyötä etänä enemmän, paremmin ja sujuvammin kuin koskaan aikaisemmin. Tavataan Vaikuttavat verkkotilaisuudet (Teams) -valmennuksessa!

 

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

 

Grape Peoplen (etä)fasilitointivalmennukset

Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään vaikuttavia verkkotilaisuuksia? Kehittämällä taitojasi johtaa verkkotilaisuuksia autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä etänä. Tutustu Vaikuttavat verkkotilaisuudet -valmennukseemme ja opit verkkotilaisuuden suunnittelun, valmistelun, aloittamisen ja johtamisen parhaat käytännöt. Opit muiden kanssa tekemällä vuorovaikutteisessa valmennuksessa Microsoft Teamsilla.

Tutustu Vaikuttavat verkkotilaisuudet -valmennukseen!

Tarvitseeko tiimisi tai organisaatiosi osaamisen päivittämistä? Tarjoamme fasilitointivalmennuksia räätälöidysti tarpeeseenne – kasvotusten ja etänä Teamsilla, Googlella, Zoomilla tai muulla käytössänne olevalla sovelluksella.

Tutustu Vaikuttavat etäkokoukset -valmennuksiin!

Tarvitsetko ammattilaisen apua etätyöpajan järjestämisessä? Tarjoamme ammattifasilitointia tiukkoihin tilanteisiin, kuten strategian luominen tai käytäntöön vienti, kehityshankkeeet, muutostilanteet ja tiiminkehitys. Pyydä tarjous, niin tutustumme tarpeisiinne ja laadimme yhteistyössä teille sopivan ratkaisun.

Ota yhteyttä ja kerro tarpeestanne!

Grape People

Grape People syntyi vuonna 2003 tarpeesta tehdä organisaatioista osallistavampia. Organisaatioiden ja työympäristöjen muuttuessa yhä monimutkaisemmiksi tietävä ja määräävä, siis perinteinen, johtaminen ei enää riittänyt.

Autamme organisaatioita luomaan ja toteuttamaan muutoksia fasilitoinnin ja fasilitointivalmennuksen avulla. Oli kyseessä sitten yhteisen vision luominen, strategian jalkauttaminen organisaatioon, tärkeään muutokseen tarttuminen tai tiimien kehittäminen, me olemme täällä sinua varten.

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *