Miten aloittaa etäkokous tai etäkoulutus napakasti, mutta rennosti

13.10.2017

Hyvän etäkokouksen tai etäkoulutuksen tärkein hetki on aloitus. Erityisen hyvä tai huono aloitus voi ratkaista koko verkkotilaisuuden tunnelman, joten on tärkeää pohtia miten omat tilaisuutensa aloittaa, jotta tunnelma ja lopputulos vastaavat tavoitteita. Tässä artikkelissa kolme hyvän verkkotilaisuuden elementtiä, sekä vinkit kunkin elementin toteuttamiseen.

Artikkeli pähkinänkuoressa

Haaste: Osallistujan mielentila. Miten saat verkkotilaisuuden osallistujat olemaan läsnä, osallistumaan tilaisuuteen, pysymään virkeänä ja fokuksessa?

Vinkit:

  1. Aloita ennen kuin aloitat
  2. Aktivoi kaikki osallistujat tilaisuuden alussa
  3. Luo rento ilmapiiri ja vaali sitä koko tilaisuuden ajan

Haaste: Osallistujan mielentila

Motivaatio syntyy, kun osallistuja uskoo tilaisuuden tavoitteisiin, olivat ne sitten toimenpiteiden sopimista tai uuden oppimista.

Ajattele itseäsi osallistujana. Kun liityt etäkokoukseen tai -koulutustilaisuuteen, oletko yleensä valmiiksi energinen ja virittäytynyt tunnelmaan? Oletko raivannut tilaa niin kalenteristasi kuin mielestäsi voidaksesi osallistua tilaisuuteen sataprosenttisesti? Tuskin. Usein liitymme näihin tilaisuuksiin heti edellisen tapaamisen perään tai suuren työkuorman keskeltä. Huomiomme harhailee ja toivomme, että keskittymiskyky juuri riittää täksi tunniksi.

Etäkokouksessa ei olla läsnä

Jos tuuri käy, ehkä minun ei tarvitse osallistua tähän mitenkään, vaan voin olla passiivinen kuuntelija ja työstää tätä tärkeää presistä huomisaamun kokousta varten…

Tässä tilanteessa osallistujalta puuttuu motivaatio olla 100% läsnä. Monesti syyt tulevat ympäristöstä, johon emme tilaisuuden vetäjänä voi vaikuttaa. Tilaisuuden aloitustyylillä voimme kuitenkin nostaa kaikkien osallistujien vireystasoa ja varmistaa, että osallistujat ovat sitoutuneita tilaisuuden tavoitteisiin. Motivaatio syntyy, kun osallistuja uskoo tilaisuuden tavoitteisiin, olivat ne sitten toimenpiteiden sopimista tai uuden oppimista.

Miten siis aloittaa etäkokous niin, että varmistat osallistujien läsnäolon, fokuksen ja sitoutumisen?

1. Aloita ennen kuin aloitat

Tilaisuuden tunnelma on kohdallaan, kun kaikki ovat linjoilla, tekniikka toimii ja vetäjä aloittaa tilaisuuden ajallaan napakalla ”nyt mennään” -lähtölaukauksella.

Monet tilaisuudet alkavat myöhässä. Yksi syy on, etteivät kaikki osallistujat pääse linjoille ajoissa. Tällöin vetäjällä on vaikea valinta tehtävänä: aloitanko nyt, vaikka kaikki eivät vielä ole paikalla? Vai odotanko muutaman minuutin, että kaikki tulevat paikalle?

Jos aloitan heti: miten suhtaudun mattimyöhäisiin? Otanko heitä huomioon lainkaan? Tervehdinkö heitä? Miten saan kaikki samalle viivalle jos osa jää paitsi aloituksesta?

Jos odotan: miten varmistan ettei ryhmän vireystaso laske ja turhautumistaso nouse, kun kaikkien kallisarvoista aikaa valuu hukkaan?

Paras tapa taklata haaste onkin välttää se kokonaan. Aloita tilaisuus 10-15 minuuttia ennen varsinaista alkua. Jos siis haluat aloittaa tunnin kokouksen 9.00, tee kalenterikutsu 8.45 – 10.00. Me teemme näin joka kerta.

Grape People - verkkovalmennus - aloitusdia - check-in

Valmennuksemme aloitusdia: Check-in. Ennen valmennusta on 15 minuuttia aikaa testata, että kaikki toimii ja kaikki tulevat linjoille. Kun tilaisuuden on tarkoitus alkaa, vetäjä voi aloittaa napakasti ja energisesti niin, että koko ryhmä pääsee mukaan.

Tilaisuuden tunnelma on kohdallaan heti aloitushetkestä lähtien, kun kaikki ovat linjoilla, tekniikka toimii* ja tilaisuus aloitetaan napakalla nyt mennään -lähtölaukauksella.

*Tekniikan toimivuus on joskus varmaa ja joskus ei. Jos haluat tarkistaa tekniikan toimivuuden, pidä erillinen tekninen tsekki osallistujien kanssa päivää tai vaikka viikkoa ennen tilaisuutta. Sillä on aidosti iso merkitys, että laitteet, yhteydet ja ääni / kuva toimivat saumattomasti.

2. Aktivoi kaikki osallistujat tilaisuuden alussa

Jos osallistuja ei avaa suutaan ensimmäisen puolen tunnin aikana, hän poistuu henkisesti tilaisuudesta.

Henkisen läsnäolon varmistamiseksi kaikkia osallistujia kannattaa aktivoida jotenkin tilaisuuden aikana. Paras hetki aktivoida on heti tilaisuuden alettua ja aktivointia kannattaa tehdä sen jälkeenkin 10-15 minuutin välein. Jos et aktivoi osallistujia mitenkään, suuri osa on poistunut henkisesti tilaisuudesta puolen tunnin jälkeen. Silloin ei synny yhteistä ymmärrystä tai tapahdu uuden oppimista. Tässä vaiheessa on iso riski, että porukka lukee meilejä ja odottelee tilaisuuden päättymistä, jotta pääsee ”oikeisiin töihin”.

Aktivointikeinoja on paljon, mutta varmin ja yleiskäyttöisin aktivointikeino on odotusten kysyminen. Tämä on hyvä tehdä heti sen jälkeen, kun tilaisuuden tavoitteet on kerrattu. (Kertaathan aina tilaisuuden tarkoituksen ja tavoitteet osallistujille?) Tavoitteiden kertaamisen jälkeen sano: ”nämä olivat ennalta määritetyt tavoitteet, mutta ennakko-odotuksesi saattavat poiketa näistä. Haluaisinkin vähän tietää mitä odotuksia sinulla oli tai nyt on tälle tilaisuudelle.”

Grape People - verkkovalmennus - osallistaminen - odotukset

Kysy osallistujilta, mitä he odottavat tilaisuudelta tänään. Mitä lopputulosta? Keskustelua mistä? Oppivansa mitä? Varmista, että odotukset ovat linjassa tavoitteiden kanssa. Kerro heti alkuun, jos odotukset ovat epärealistisia suhteessa aikatauluun tai ryhmän mandaattiin. Näin varmistat, että osallistujat ovat tyytyväisiä ajankäyttöönsä. Tämä vaihe ei vaadi kuin minuutin, jos odotuksissa ei piile yllätyksiä. Ja jos piileekin, niiden käsitteleminen on hyvää ajankäyttöä.

Pyydä porukkaa kirjaamaan odotuksensa dialle, luonnoslehtiöön tai vaikka pikaviestiosioon. Lue odotukset läpi. Jos odotuksissa on epäselvä kohta, kysy mitä osallistuja sillä tarkoitti. Jos odotuksissa on jotain, mikä ei kuulu ohjelmaan, sano se selvästi. Osallistujien odotukset kannattaa oikaista aikaisin, jottei myöhemmin tule pettymys: ”tämä ei ollut yhtään sitä, mitä odotin.” Olemme vetäjinä vastuussa siitä, että tilaisuuteen käytetty aika on hyödyllistä kaikille.

3. Luo rento ilmapiiri ja vaali sitä koko tilaisuuden ajan

Näillä eväillä meillä on ajallaan aloitettu ja ryhdikäs tilaisuus, jonka alussa on varmistettu, että osallistujien odotukset ovat linjassa tilaisuuden tavoitteiden kanssa. Tämän lisäksi on hyvä lisätä ripaus rentoutta, sillä se auttaa ihmisiä keskustelemaan virtuaaliympäristössä. Laadukas keskustelu on edellytys monimutkaisten asioiden käsittelemisessä ja syventää uusien asioiden oppimista.

Jos kyseessä on kokous tai työpaja: Minkälainen johdanto tilaisuudelle on? Käytätkö aloitusmenetelmää virittääksesi ryhmän tilaisuuden tunnelmaan ja lämmitelläksesi osallistujat aktiivisen osallistujan mielentilaan? Kuinka paljon aikaa varaat aloitukselle ennen kuin ryhdytään työstämään varsinaista asiaa?

Jos kyseessä on koulutus tai valmennus: Tilaisuuden tunnelmaan vaikuttaa eniten vetäjän oma asenne ja tyyli. Tervehditkö osallistujia, kun he liittyvät kokoukseen? Jutteletko mukavia ennen kuin tilaisuus alkaa? Onko äänensävysi kevyt vai vakava? Viljeletkö huumoria asian sekaan keventääksesi tunnelmaa ajoittain? Laitatko persoonasi likoon – kerrotko henkilökohtaisista kokemuksistasi? Jaatko myös epäonnistumisiasi, jotta aloittelijat voivat samaistua sinuun paremmin?

Oli kyseessä mikä tilaisuus tahansa, on hyvä luoda psykologisesti turvallinen ympäristö, jossa saa jakaa onnistumisten lisäksi epäonnistumisia ja pettymyksiä. Mokien jakaminen voi olla kriittistä laadun parantamisen ja toisiltamme oppimisen kannalta. Uskaltavatko ihmiset sanoa, mitä he oikeasti ovat asioista mieltä? Onko heillä lupa olla väärässä, tehdä virheitä ja olla keskeneräisiä? Toisin sanoen, saako tässä tilaisuudessa olla ihminen?

Grape People - verkkovalmennus - aloittaminen - aloitustunnelmat

Kuvakorttimenetelmä: Kerää erilaisia kuvia netistä ja kokoa ne yhdelle dialle. Pyydä osallistujia kirjoittamaan nimensä jonkin kuvan päälle tai viereen. Kysy sitten jokaiselta vuorollaan, missä fiiliksissä hän on tullut tähän tilaisuuteen. Aloita itsestäsi! Kerro rehellisesti (mutta kannustavasti) omasta mielentilastasi ja rohkaise omalla esimerkilläsi muita jakamaan tuntemuksensa. Tähän on hyvä käyttää 5-10 minuuttia, jotta kaikki tulevat läsnäolevaksi tilaisuuteen. Samalla saat vetäjänä tärkeää tietoa muiden mielentilasta.

Ihmisillä on tietenkin omat persoonallisuutensa, joihin emme voi vaikuttaa. Suurelta osin tilaisuuksien tunnelma tulee myös vallitsevasta organisaatiokulttuurista. Ryhmätilanteen vetäjänä sinulla on kuitenkin mahdollisuus luoda turvallisuuden tunnetta olemalla läpinäkyvä, avoin ja nöyrä. Kertomalla omista mokista tai noloista tilanteista sallit muidenkin olla keskeneräisiä. Rehellinen pitää tietenkin olla: jos sinä päivänä on aivan voittajafiilis, sen hehkuttamisenkin pitäisi olla OK.

Jos olet tilaisuuden vetäjän lisäksi esimiesasemassa, vaikutusvaltasi on kaksinkertainen. Omalla esimerkilläsi on siis suuri vaikutus koko ryhmään. Hyödynnä tätä valtaa rohkaisemalla koko porukka kantamaan kortensa kekoon. Fasilitointi on parhaimmillaan ihmisten osaamisen yhdistämistä; heidän koko potentiaalinsa valjastamista. Tämä on mahdollista myös verkkotilaisuuksissa.

Valmennus osallistavan verkkotilaisuuden johtamisesta

Haluaisitko oppia aloittamisen lisäksi miten esityksestä verkossa tehdään osallistava? Millä konkreettisilla menetelmillä saadaan vuorovaikutusta aikaan? Miten rakennetaan yhteistä ymmärrystä aiheesta kuin aiheesta? Ehkä sinua kiinnostaisi valmennus verkkotilaisuuksien fasilitoinnista torstaina 27.3.2018. Valmennuksessa opittavat menetelmät sopivat hyvin etäkokouksiin ja etäkoulutuksiin.

Grape People - Eloisat etäkokoukset - verkkovalmennus

Eloisat etäkokoukset -valmennus verkossa to 27.3.2018 klo 8.45 – 11.30

Lue lisää ja ilmoittaudu valmennukseen

Kysy valmennuksista ja virtuaalifasilitoinnista

Jos aloit innostua, voit kysyä meiltä aiheesta lisää. Vastaan mielelläni kysymyksiin hyvien verkkotilaisuuksien vetämisestä: [email protected] tai @VirtualJonas tai Linkedin. Saa myös soittaa: 040 588 2688.

Asiakkuuksistamme vastaava Jyri Saraste ([email protected], 040 546 2332) tutustuu mielellään organisaatioiden kehityshankkeisiin, erityisesti kun ne liittyvät johtamiseen.

Tietoa kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Grape People on erikoistunut työpajojen fasilitointiin ja fasilitointitaitojen valmennukseen. Uskomme, että jokaisella yksilöllä on ainutlaatuista viisautta. Ryhmissä piilee siten valtava kollektiivinen viisaus. Ryhmät eivät kuitenkaan pysty hyödyntämään täyttä potentiaaliaan ilman tukea. Ratkaisu on fasilitointi. Fasilitoinnin avulla vapautamme yksilön, tiimin ja organisaation potentiaalin.

Jonas Rajanto
@VirtualJonas

Kommentit