Parhaat sovellukset etätyön tueksi

15.3.2020

Tässä joitakin verkkosovelluksia, joita voin suositella etätyön tueksi ja täydentämään kokoussovelluksia. Harvat etäkokoustyökalut sisältävät riittävästi tai riittävän helppokäyttöisiä työkaluja yhteiseen piirtelyyn, kirjoittamiseen, ideointiin tai päätöksentekoon. (Parhaat poikkeukset ovat Adobe Connect ja Zoom – mutta niilläkin rajat tulevat ennen pitkää vastaan.)

Googlen ilmaistyökalut

Google Jamboard, yksinkertainen verkkosovellus yhteispiirtelyyn ja tarralappujen kirjoittamiseen. Voit myös tuoda kuvia valkotaululle. https://jamboard.google.com/

Google Slides, yhdessä muokattavat diat: https://slides.google.com

Google Docs, yhdessä muokattavat dokumentit: https://docs.google.com

Google Sheets, yhdessä muokattavat taulukot: https://sheets.google.com

Digitaalisia valkotauluja

Microsoft Whiteboard, työpöytäsovellus Windowsille ja mobiilisovellus iOS:lle. Toimii myös Teamsin sisällä ja verkossa https://whiteboard.microsoft.com/. Huomaa, että sovellusta ei voi käyttää anonyymisti. Käyttö edellyttää joko kaikille saman organisaation O365-tilejä tai kaikille Microsoft-kuluttajatilejä.

XODO, dokumenttien yhteismuokkaamiseen. Haluatko piirrellä ja kirjoitella PDF:n päälle? Muunna mikä tahansa dokumentti PDF-muotoon ja lataa se tänne. https://www.xodo.com/ Nähdäkseni soveltuisi loistavasti opetuskäyttöön.

A Web Whiteboard, erittäin matalan kynnyksen yhteispiirtelyn ja kirjoittamisen verkkosovellus: https://awwapp.com/

Flinga, suomalainen digitaalinen valkotaulu. En ole käyttänyt ollenkaan, mutta kuullut siitä paljon hyvää. https://flinga.fi/ Erinomainen Flinga-opas alkuun pääsemiseksi löytyy Joensuun Mediakeskuksen tuottamana.

Korttipohjaiset verkkosovellukset

Trello, helppo korttityylinen verkkosovellus, jonne voi kerätä mitä vaan ideoita, toimenpiteitä, päätöksiä. Lisää kortteihin tekstiä, kuvia, linkkejä, liitetiedostoja. Järjestä kortit listoihin ja raahaile niitä listojen välillä. Äärettömän näppärä mm. tehtävien hallintaan ja linkkien jakamiseen. https://trello.com/

Padlet, hieman samantyylinen kuin äskeinen Trello. Olen käyttänyt ideoiden keräämiseen ja äänestämiseen. https://padlet.com/ Tutustu myös Matleena Laakson Padletiin Padletin käytöstä!

Esityssovellukset

Mentimeter, kyselyihin ja vuorovaikutteisiin esityksiin https://www.mentimeter.com/

Slido, vuorovaikutteisiin esityksiin: https://www.sli.do/

Prezi, eläviin esityksiin, joita voi zoomailla sisään ja ulos, tai tehdä liikkuvan tarinan: https://prezi.com

Google Slides, Googlen esityssovellus: https://slides.google.com

Järeämmät työkalut organisaatioiden käyttöön

Mural, etätyöpajan fasilitointiin. Vaatii opettelua, mutta mahdollisuudetkin ovat mielettömät. Voit pyytää tästä maksutonta ns. konsulttiversiota. En ihmettelisi, jos Mural tällä hetkellä antaisi ilmaislisenssejä aika matalalla kynnyksellä. https://mural.co

Miro, etätyöpajan fasilitointiin. Hurja määrä integraatioita muihin liiketoimintajärjestelmiin: Google Driveen, Dropboxiin, O365:een, Trelloon, Confluenceen, Jiraan. Maksuttomalla versiolla saa 3 boardia käyttöön ja rajattoman määrän osallistujia. Maksullisessa versiossa saat käyttöösi projektitilat ja joustavammat käyttöoikeudet. Hinta satunnaiselta työpajaosallistujalta on 3$/osallistuja/päivä. https://miro.com

Seidat, myyjille, projektipäälliköille, palvelupäälliköille, palvelumuotoilijoille tai muille asiantuntijoille, joille presikset ovat keskeisessä roolissa: https://www.seidat.com/esitysalusta

Howspace, Suomalainen digitaaliseen fasilitointiin suunniteltu työkalu, täynnä toiminnallisuuksia, parhaimmillaan projektityöskentelyssä. https://www.howspace.com/

Etäkokoussovellukset

Skype for Business

Vanha kunnon Lync uudelleenbrändättynä Skype for Businessiksi. Ihan kelpo sovellus, johon oli leivottu paljonkin osallistavia toimintoja, kuten digitaalinen valkotaulu ja kyselyt. Valitettavasti nämä osallistavat toiminnot lakkasivat toimimasta Mac-tietokoneilla 5.4.2019. En siis enää voi suositella Skype for Businessin käyttöä osallistavaan etäkokoustamiseen.

Jos organisaatiollanne on Skype for Business tänään käytössä, ja kaikki osallistujat käyttävät Windows-laitteita, Skypessä on itse asiassa monia hyödyllisiä työkaluja. Tällä videolla kerron mm. luonnoslehtiön (whiteboard) osallistavasta käytöstä.

Skype for Business poistuu kuitenkin Office 365:stä 31.7.2021. Siitä luovutaankin nyt pikavauhtia. Suurin osa siirtyy Teamsiin. Osa valitsee muita työkaluja, koska Teams on ihan eri eläin kuin Skype. Lisää tästä seuraavan otsikon alla.

Microsoft Teams

Teamsista puhutaan Skypen korvaajana, mutta se ei ole oikea vertailukohta. Skype for Business on sovellus pikaviesteihin ja etäkokoustamiseen. Teams on uudenlainen lähestymistapa kaiken digitaalisen työviestinnän organisoimiseen. Microsoftin visio on, että kaikki tietotyö muuttuu projektiluontoiseksi tiimityöksi. Teams on Microsoftin ratkaisu tähän etätiimityön maailmaan.

Teams itsessään ei vieläkään sisällä monia osallistavia toimintoja, kuten kyselyitä tai esitysdiojen päälle piirtämistä, toisin kuin Skype for Business. Teams on rakennettu siten, että jokainen tiimi ottaa käyttöön ne työkalut ja lisäosat, joita tarvitsee.

Teamsissa on jaettu digitaalinen valkotaulu (Microsoft Whiteboardin rajattu web-versio), mutta sen yhteiskäyttö on rajattu saman organisaation (teknisesti: O365 tenant) jäsenille. Tämä muuttuu jossain vaiheessa, mutta tilanne on 15.3.2020 tämä.

Teamsissa voidaan jakautua pienryhmiin luomalla uusia Teams-kokouksia. Jos osallistujat ovat eri organisaatioista, heidät pitää päästää kuhunkin kokoukseen sisään. Saman organisaation jäsenet pääsevät liittymään kokouksiin itsenäisesti.

Teams kehittyy koko ajan, ja siihen on mm. tulossa Breakout Rooms -toiminnallisuus, jolla osallistujat voi helpommin jakaa pienryhmiin. Raise Hand -toiminto puheenvuoron pyytämiseen on tulossa, kuin myös kokouksen aikainen kysely / äänestys. Teamsiin integroitu Microsoft Whiteboard kehittyy koko ajan, ja kunhan sille tulee tuki a) organisaatioiden väliselle yhteistyölle b) Mac- ja Android -laitteille, siitä tulee kertaheitolla minun lempisovellukseni.

Yhteenvetona sanottakoon, että Teams on erinomainen yhteistyön apuväline tiimeille, jotka työskentelevät yhdessä viikkotasolla tai vähintään useamman kerran kuukaudessa. Se on parhaimmillaan pitkäaikaisessa yhteistyössä. Teams soveltuu kuitenkin huonosti avointen ryhmien ohjaamiseen – siihen suosittelen Zoomia.

Tutustu Teamsiin: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

Google Meet (entiseltä nimeltään Google Hangouts)

Googlen kokoustyökalu on äärimmäisen yksinkertainen. Aikanaan Hangoutsissa oli enemmän toiminnallisuuksia, mutta Google uudisti työkalun kokonaan ja riisui kaiken ylimääräisen pois. Harmillisesti siitä sitten puuttuu myös esittäjän ja osallistujan roolit sekä kaikkien osallistujien vaimentaminen yhdellä napinpainalluksella.

Googlen kokoussovelluksesta puuttuvat myös tuiki tärkeät Raise Hand ja muut reaktiot (peukku, aplodit, kysymys yms.). Kokouksen aikainen chat ei ole pysyvä; chat-viestejä ei voi muokata; chat-viesteistä ei voi tykätä. Tämä rajoittaa vuorovaikutusmahdollisuuksia.

Googlen työkaluilla saa kuitenkin paljon aikaan, kun kokoustyökaluun yhdistää Google Slidesin, Docsin, Sheetsin tai Jamboardin. Tällä videolla lisää Google Slidesin ja Jamboardin vuorovaikutteisesta käytöstä.

Google Meet on käytettävissä ilmaiseksi Google-tilillä.

Tutustu Google Meetiin: https://gsuite.google.com/products/meet/

Zoom

Zoom on tullut markkinoille 2011 ja edennyt nopeasti maailman suosituimpien etäkokousalustojen joukkoon. Heidän mottonsa on ”Meet Happy” ja se näkyy mielestäni asiakaspalvelussa. Tuotetta kehitetään aktiivisesti ja se on täynnä osallistavaa johtajaa ilahduttavia toiminnallisuuksia. Esimerkkejä:

• Whiteboard, jolle kaikki osallistujat voivat piirtää ja kirjoittaa
• Annotation Tools, joiden avulla voidaan piirtää ja kirjoittaa jaetun näytön päälle
• Breakout Rooms, jonka avulla osallistujat voi jakaa pienryhmiin
• Polls, jonka avulla voi toteuttaa useamman kyselyn joustavasti tilaisuuden aikana
• Non-verbal feedback, jonka avulla osallistujat voivat paitsi pyytää puheenvuoroa (Raise Hand), myös äänestää kyllä/ei, antaa peukun, pyytää taukoa, pyytää nopeuttamaan tai hidastamaan tahtia.

Lisäksi Zoom on edullinen, alkaen 15€/kk tilaisuuden järjestäjältä. Osallistujat eivät maksa mitään ja voivat osallistua millä tahansa laitteella.

Lienee selvää, että tämä virtuaalifasilitaattori diggaa. 👍🏻 Minun työni on tosin pääosin valmentamista, ja Zoom soveltuukin mielestäni parhaiten avointen ryhmien ohjaamiseen koulutuksissa ja työpajoissa.

Zoomia voi kokeilla ilmaiseksi. Maksuttomassa versiossa yli 3 osallistujan kokoukset on rajoitettu 40 minuuttiin. Maksulliset versiot alkavat 15 eurosta / kk / järjestäjä.

Tärkeä huomio: Zoomia ei saa suomeksi.

Tutustu Zoomiin: https://zoom.us

Päivitys 4.4.2020: Zoom on ollut viime aikoina uutisissa tietoturvahaasteiden vuoksi. Julkaisimme oman kantamme aiheeseen: Tietoa Zoomista

Adobe Connect

Adobe Connect on ollut maisemissa ikuisuuden ja pitänyt pintansa koulutuspiireissä. Se on erittäin monipuolinen vuorovaikutteisiin tilaisuuksiin suunniteltu palvelu. Minulla on siitä kovin vähän kokemusta, mutta tutustu vaikka Ilona IT:n tai Metropolian oppaisiin.

Adobe Connectin hinnoittelu alkaa 50 eurosta / kk / järjestäjä.

Tutustu Adobe Connectiin: https://www.adobe.com/products/adobeconnect.html

Whereby

Whereby on yksinkertainen videokokouspalvelu, joka ei vaadi sovellusten asentamista. Toimii suoraan tietokoneen selaimessa. En ole käyttänyt, mutta tätä on kehuttu paljon.

Tutustu Whereby:iin: https://whereby.com/

Join.me

Join.me on vastaavanlainen kuin Whereby. Erittäin yksinkertainen, toimii tietokoneen selaimessa. En ole käyttänyt, mutta tätä on kehuttu paljon.

Tutustu Join.me:iin: https://www.join.me/

Muut artikkelit aiheesta

Katso kaikki virtuaalifasilitointiin liittyvät artikkelit.

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

Paranna vuorovaikutusta ja vaikuttavuutta verkkotilaisuuksissa

Toteutamme organisaatiollenne tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja kaikilla etäkokousalustoilla (mm. Skype for Business, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ja WebEx). Lue lisää vaikuttavien verkkotilaisuuksien fasilitointivalmennuksistamme ja pyydä tarjous:

Lue lisää virtuaalifasilitoinnin valmennuksista

Kysymyksiä, vinkkejä?

Haluatko lisätä listaan jotakin tai jäikö jotain tärkeää sanomatta? Jätä kommenttisi alle!

Voit myös osallistua keskusteluun Facebookin virtuaalifasilitointiryhmässä tai Twitterissä.