Parhaat sovellukset etätyön tueksi

15.3.2020

Tässä joitakin verkkosovelluksia, joita voin suositella etätyön tueksi ja täydentämään kokoussovelluksia. Harvat etäkokoustyökalut sisältävät riittävästi tai riittävän helppokäyttöisiä työkaluja yhteiseen piirtelyyn, kirjoittamiseen, ideointiin tai päätöksentekoon.

Artikkeli päivitetty 21.3.2021

Googlen työkalut yhteiskäyttöön

Google tarjoaa kuluttajille maksutta työkaluja dokumenttien yhteistyöstämiseen. Organisaatioilla, joilla on Google Workspace, on samat työkalut käytössään. Workspace-tileillä on käytössään enemmän ominaisuuksia ja käyttöoikeuksia voi hallita tarkemmin.

Google Jamboard, yksinkertainen verkkosovellus yhteispiirtelyyn ja tarralappujen kirjoittamiseen. Voit myös tuoda kuvia valkotaululle. https://jamboard.google.com/

Google Slides, yhdessä muokattavat diat: https://slides.google.com

Google Docs, yhdessä muokattavat dokumentit: https://docs.google.com

Google Sheets, yhdessä muokattavat taulukot: https://sheets.google.com

Microsoft 365 -työkalut yhteiskäyttöön

Microsoft 365:n tuotteilla voit työstää yhteisiä dokumentteja kuten Googlenkin vastaavilla.

Word Online, PowerPoint Online, Excel Online sekä OneNote Online mahdollistavat yhteiskirjoittamisen.

Aloita: kirjaudu sisään https://office.com ja luo uusi dokumentti.

Jos tallennat olemassaolevan Word / PPT / Excel / OneNote -tiedoston Microsoft 365 -palveluun, voit tämän jälkeen jakaa tiedoston käyttöoikeuksia tietyille henkilöille tai kenelle tahansa, jolla on linkki.

Ohjeet tiedostojen jakamiseen:

• Organisaatiot (Microsoft 365 Business)
• Yksityiset (Microsoft 365 Home)

Digitaaliset whiteboardit / valkotaulut

Päivitys 6.6.2020: Olemme julkaisseet uuden artikkelin, joka keskittyy erityisesti digitaalisiin valkotauluihin. Artikkelissa Flinga, Jamboard, Miro, Mural, Microsoft Whiteboard sekä Zoomin whiteboard.

Korttipohjaiset verkkosovellukset

Trello, helppo korttityylinen verkkosovellus, jonne voi kerätä mitä vaan ideoita, toimenpiteitä, päätöksiä. Lisää kortteihin tekstiä, kuvia, linkkejä, liitetiedostoja. Järjestä kortit listoihin ja raahaile niitä listojen välillä. Äärettömän näppärä mm. tehtävien hallintaan ja linkkien jakamiseen. https://trello.com/

Padlet, hieman samantyylinen kuin äskeinen Trello. Löytyy useampia pohjia erilaiseen käyttöön, mukaan lukien Canvas, jolla sisältöä voi siirrellä ympäriinsä vapaasti, sekä Map: maailmankartta, jolle voi merkitä vaikkapa oman sijaintinsa tai unelmalomakohteensa. https://padlet.com/

Tutustu myös Matleena Laakson Padletiin Padletin käytöstä!

Esityssovellukset

Mentimeter, kyselyihin ja vuorovaikutteisiin esityksiin https://www.mentimeter.com/

Slido, kyselyihin ja vuorovaikutteisiin esityksiin: https://www.sli.do/

Prezi, eläviin esityksiin, joita voi zoomailla sisään ja ulos, tai tehdä liikkuvan tarinan: https://prezi.com

Google Slides, Googlen esityssovellus: https://slides.google.com

Järeämmät työkalut organisaatioiden käyttöön

Muralin ja Miron kuvausta on laajennettu. Lue niistä lisää artikkelissa Digitaaliset whiteboardit etäkokoukseen tai etätyöpajaan.

Seidat, myyjille, projektipäälliköille, palvelupäälliköille, palvelumuotoilijoille tai muille asiantuntijoille, joille presikset ovat keskeisessä roolissa:
https://www.seidat.com/esitysalusta

Howspace, Suomalainen digitaaliseen fasilitointiin suunniteltu työkalu, täynnä toiminnallisuuksia, parhaimmillaan projektityöskentelyssä. Päivitys 14.11.2020: Howspace sisältää nykyään myös videokokoustoiminnot 50 henkilölle.
https://www.howspace.com/

Etäkokoussovellukset

Skype for Business

Vanha kunnon Lync uudelleenbrändättynä Skype for Businessiksi. Ihan kelpo sovellus, johon oli leivottu paljonkin osallistavia toimintoja, kuten digitaalinen valkotaulu ja kyselyt.

Jos organisaatiollanne on Skype for Business tänään käytössä, ja kaikki osallistujat käyttävät Windows-laitteita, Skypessä on itse asiassa monia hyödyllisiä työkaluja. Tällä videolla kerron mm. luonnoslehtiön (whiteboard) osallistavasta käytöstä.

Skype for Business poistuu Office 365:stä 31.7.2021.

Microsoft Teams

Teamsista puhutaan Skypen korvaajana, mutta se ei ole oikea vertailukohta. Skype for Business on sovellus pikaviesteihin ja etäkokoustamiseen. Teams on uudenlainen lähestymistapa kaiken digitaalisen työviestinnän organisoimiseen. Microsoftin visio on, että kaikki tietotyö muuttuu projektiluontoiseksi tiimityöksi. Teams on Microsoftin ratkaisu tähän etätiimityön maailmaan.

Teams on osa Microsoft 365 -palvelua ja sitä voi myös käyttää kuluttajana maksutta. Vertaile hintoja.

Teamsissa on jaettu digitaalinen valkotaulu jota saman organisaation jäsenet voivat käyttää. Whiteboardeja pitäisi pystyä jakamaan organisaation ulkopuolelle 2021 maaliskuussa.

Teamsiin on lisätty vuorovaikutteiset kyselyt (Polls) Forms-työkalua hyödyntäen 2020 loppupuolella.

Teamsissa voidaan jakautua pienryhmiin 2020 loppupuolella ilmestyneellä Pienryhmätilat (Breakout Rooms) -toiminnolla.

Teams kehittyy kovaa vauhtia. Ylläpidämme artikkelia muutoksista täällä:
Fasilitointi ja Microsoft Teams

Google Meet

Googlen kokoustyökalu on äärimmäisen yksinkertainen. Et tarvitse sovellusta ja käyttöliittymä on suoraviivainen. Ei hilavitkuttimia.

Se tarkoittaa myös tiettyjä rajoituksia suhteessa vaikkapa Teamsiin: kokouksen chat häviää kokouksen päätyttyä; chat-viestejä ei voi muokata; chat-viesteistä ei voi tykätä.

Google Meet -kokoukseen voi osallistua lisenssistä riippuen 100 – 250 osallistujaa. Meet-kokouksia voi myös striimata jopa 100 tuhannelle katsojalle. Google Meetiä voi käyttää myös ilmaiseksi. Lue maksuttoman Meetin rajoituksista täältä.

Google Meetiin lisättiin 2020 loppupuolella Nosta käsi -toiminto, Pienryhmätilat (Breakout Rooms), Kyselyt (Polls) sekä Q&A. Edellä mainitut toiminnot löytyvät ainoastaan maksullisesta Google Workspace-versiosta.

Googlen työkaluilla saa paljon aikaan, kun kokoustyökaluun yhdistää Google Slidesin, Docsin, Sheetsin tai Jamboardin. Tällä videolla lisää Google Slidesin ja Jamboardin vuorovaikutteisesta käytöstä.

Kokeile: https://meet.google.com/

Lue lisää Google Meetistä

Zoom

Zoom on Yhdysvalloissa sijaitseva videokokousyhtiö. Kokousalusta Zoom on tullut erittäin suosituksi vuoden 2020 aikana, vaikka se on ollut myös otsikoissa tietoturvahaasteiden vuoksi. Pidämme kuitenkin Zoomin käyttöä turvallisena.

Zoomissa on monia hyödyllisiä toimintoja vuorovaikutteisia kokouksia varten. Esimerkiksi:

• Whiteboard, jolle kaikki osallistujat voivat piirtää ja kirjoittaa
• Annotation Tools, joiden avulla voidaan piirtää ja kirjoittaa jaetun näytön päälle
• Breakout Rooms, jonka avulla osallistujat voi jakaa pienryhmiin
• Polls, jonka avulla voi toteuttaa useamman kyselyn joustavasti tilaisuuden aikana
• Meeting reactions, jonka avulla osallistujat voivat paitsi pyytää puheenvuoroa (Raise Hand), myös äänestää kyllä/ei, antaa peukun tai sydämen, pyytää taukoa, pyytää nopeuttamaan tai hidastamaan tahtia.

Zoomin saa alkaen 15€/kk tilaisuuden järjestäjältä. Osallistujat eivät maksa mitään ja voivat osallistua millä tahansa laitteella.

Zoomia voi kokeilla ilmaiseksi. Maksuttomassa versiossa yli 3 osallistujan kokoukset on rajoitettu 40 minuuttiin. Maksulliset versiot alkavat 15 eurosta / kk / järjestäjä.

Huom: Zoomia ei saa suomeksi.

Tutustu Zoomiin: https://zoom.us

Webex

Webex on ollut markkinoilla pitkään ja läpikäynyt monia uudistuksia. Nykyään siitä löytyy whiteboard, breakout rooms, kyselyt, sekä muita fasilitointia tukevia toimintoja. Kuukausihintaan sisältyy paljon toimintoja sekä tuki suurillekin ryhmille.

Huom: Webexiä ei saa suomeksi.

Tutustu: https://www.webex.com/

Adobe Connect

Adobe Connect on ollut maisemissa pitkään ja pitänyt pintansa erityisesti koulutuspiireissä. Se on erittäin monipuolinen vuorovaikutteisiin tilaisuuksiin suunniteltu palvelu.

Adobe Connectin hinnoittelu alkaa 50 eurosta / kk / järjestäjä.

Huom: Adobe Connectia ei saa suomeksi.

Tutustu Adobe Connectiin:

• https://www.adobe.com/products/adobeconnect.html
• Ilona IT:n Adobe Connect -ohjeet

Whereby

Whereby on yksinkertainen videokokouspalvelu, joka ei vaadi sovellusten asentamista. Toimii suoraan tietokoneen selaimessa. Tukee enintään 50 osallistujaa.

Tutustu: https://whereby.com/

Join.me

Join.me on vastaavanlainen kuin Whereby. Erittäin yksinkertainen, toimii tietokoneen selaimessa.

Tutustu: https://www.join.me/

Jitsi Meet

Jitsi on avoimen lähdekoodin etäkokoussovellus, jota on maksuton käyttää. Sovellusta kehittää 8×8, joka tarjoaa myös maksullista tukea Jitsin käyttöön.

Tutustu:

• https://meet.jit.si/
• https://8×8.vc/

Muut artikkelit aiheesta

• Digitaaliset whiteboardit etäkokoukseen tai etätyöpajaan
• Katso kaikki virtuaalifasilitointiin liittyvät artikkelit.
• Microsoft Teamsin fasilitointia tukevat toiminnot

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

Paranna vuorovaikutusta ja vaikuttavuutta verkkotilaisuuksissa

Toteutamme organisaatiollenne tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja kaikilla etäkokousalustoilla (mm. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Skype for Business ja WebEx). Lue lisää vaikuttavien verkkotilaisuuksien fasilitointivalmennuksistamme ja pyydä tarjous:

Lue lisää virtuaalifasilitoinnin valmennuksista

Kysymyksiä, vinkkejä?

Haluatko lisätä listaan jotakin tai jäikö jotain tärkeää sanomatta? Jätä kommenttisi alle!

Osallistu keskusteluun Facebookin virtuaalifasilitointiryhmässä – siellä on jo yli 7000 aiheesta kiinnostunutta jäsentä!