Muutostyöpaja on varmasti yksi tavallisimmista tilanteista, johon meitä ulkopuolisia fasilitaattoreita pyydetään apuun. Olen pannut merkille, että näissä tilaisuuksissa eräs haaste on lähes poikkeuksetta läsnä. Työpajoissa ja varsinkin työpajan alkuvaiheessa vallitsee taistelutilanne murehtimisen ja suunnittelun välillä:
Murehtiminen:
Halutaan tuoda julki miksi muutos on huono ja kuulla miten itselle tärkeät asiat jatkossa hoidetaan. (Asiat, joihin emme voi vaikuttaa, mutta joita haluamme murehtia.)
Suunnittelu:
Ollaan kiinnostuneita keskustelemaan, miten muutos kannattaisi käytännössä toteuttaa. (Asiat, joihin voimme vaikuttaa, mutta vaativat keskustelua ja suunnittelua.)
Eli murehtiminen vastaan suunnittelu. Fasilitaattorin tehtävä olisi mahdollistaa systemaattisesti etenevä suunnittelu, mutta ryhmä tuntee imua murehtimiseen. Miten fasilitaattorin kannattaa tässä menetellä?
Tässä oma reseptini:
a) Kertoa tilaisuuden alussa, mikä on työpajan mandaatti; mihin voidaan vaikuttaa, mihin ei. (Ja toistella tätä riittävän usein sopivissa kohdissa.)
b) Pyytää asiakkaan edustajaa jakamaan tietoa muutoksesta ja vastaamaan osallistujien kysymyksiin niin paljon kuin mahdollista.
c) Hyväksyä jossain määrin murehtiminen. Se on luonnollinen ja tarpeellinen vaihe. Ryhmän fiiliksiin ja huoliin tulee suhtautua empaattisesti ja arvostavasti.
d) Ja kuitenkin pyrkiä palauttamaan ryhmä suunnittelumoodiin kohtuullisen nopeasti.
Kohtien c) ja d) oikea annostelu on tässä ehkä se kiinnostava kohta. Kuinka paljon sallin murhekeskustelua ja kuinka tarmokkaasti vien kohti suunnittelumoodia. Jos kumpi tahansa ylikorostuu, työpaja on vaarassa epäonnistua.
Jos esimerkiksi vetäjä liian tarmokkaasti pyrkii viemään ryhmää kohti suunnittelumoodia, eli käytännössä kontrolloi ja normittaa keskustelua, hän helposti ikään kuin menettää ryhmän. Osallistujat jatkavat murehtimista, mutta nyt yli ja ohi fasilitaattorin. Hänen ohjeensa ja interventionsa eivät enää ryhmää kiinnosta.
Jos toisaalta fasilitaattori liian herkällä korvalla kuulee ryhmän tunteita ja sallii pitkällisen murhekeskustelun, seuraa siitäkin hankaluuksia. Aikataulu pettää ja ryhmän haluttomuus siirtyä suunnittelumoodiin kasvaa.
Itse asiassa molemmissa tapauksissa fasilitaattori menettää tilaisuuden johtajuuden, jolloin fasilitointi käy mahdottomaksi.
On tietysti tapauskohtaista, miten paljon kannattaa sallia murehtimista ennen suunnittelua. Murhekeskustelun vallitessa fasilitaattori arvioi milloin on oikea hetki pyrkiä siirtämään painopiste suunnitteluun.
Olen itse huomannut käyttäväni näissä tilanteissa seuraavia retorisia keinoja:
- Kerron mitä havaitsen. ”Huomaan, että asia herättää paljon huolta ja keskustelua.”
- Suhtaudun huoliin lähtökohtaisesti niin, että ne ovat aitoja ja perusteltuja. ”Minulla ulkopuolisena ei ole mitään syytä kyseenalaistaa näkemyksiänne.”
- Ja sopivan hetken tullen kerron, mikä on oma tehtäväni ja tämän työpajan tavoite:
”Olen täällä tänään, koska tarkoitus on suunnitella muutoksen x toteutusta.”
Toivottavasti tällä reseptillä pääset eteenpäin muutostilanteissa. Mikäli tarvitset tukea, autamme mielellämme! Kurkkaa Muutoksen fasilitointi -valmennuksemme.
Jaa artikkeli verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
