Osallistavan työpajan vetäjä pohtii jatkuvasti, millä työtavoilla saavutetaan tilaisuuden ja sen osavaiheiden tavoitteet. Sopiiko edessä olevaan tilanteeseen World Cafe vai Me-we-us? Tätä osallistujat pohtivat Grape Peoplen fasilitointivalmennuksissa joka kerta. Miten valita paras menetelmä? Yhtä oikeaa ratkaisua ei ole. Ja joskus sen tietää vasta keskellä tilannetta vaikka olisi tehnyt kuinka hyvä ennakkovalmistelut ja -selvitykset. Seuraavaksi kolme vinkkiä menetelmien valintaan sellaiselle henkilölle, jolle fasilitointi on jo tuttua.
Fasilitointimenetelmiä on kahdenlaisia
- Keinot pyörittää ryhmää keskusteluissa. Kuka puhuu kenenkin kanssa ja kuinka pitkään. Miten tilassa liikutaan ryhmästä toiseen. Näitä tapoja on rajallinen määrä.
- Kysymykset ja tehtävänannot. Mitä osallistujat tekevät.
Esimerkiksi Me-we-us, jossa mietitään ensin yksin, sitten pienryhmissä tai pareittain ja lopuksi keskustellaan kaikki yhdessä, on tapa pyörittää ryhmää. Se ei riitä; tarvitaan myös tehtävänanto, mitä mietitään. Tehtävänanto liittyy suoraan tilaisuuden tarkoitukseen: ollaanko esimerkiksi selkeyttämässä vai ideoimassa.
Havaintokehä on puolestaan viitekehys, jolla fasilitaattori muodostaa kysymyksiä, joilla autetaan osallistujia ymmärtämään esitetty asia tai tilanne. Hyvät kysymykset eivät yksin riitä, tarvitaan myös keinot keskustella kysymyksistä siten, että kaikkien mielipide tulee esille ja aika käytetään tehokkaasti. Usein Havaintokehä yhdistetään Me-we-us-menetelmään.
Joissakin fasilitointimenetelmissä on sisällä sekä tehtävänanto että keinot käsitellä sitä, esimerkiksi Dynaamisessa fasilitoinnissa, jota käytetään ristiriitaisten ja monimutkaisten tilanteiden selkeyttämiseen.
Montako aihetta on käsiteltävänä?
- Yksi aihe (esim. Me-we-us, Dynaaminen fasilitointi)
- Monta aihetta (esim. World Cafe tai Open Space)
Ongelmanratkaisutyöpaja voi alkaa yhden aiheen laajamittaisella selkeytyksellä Dynaamisen fasilitoinnin avulla. Sen lopputuloksena syntyy muutamia ydinkysymyksiä, jotka täytyy ratkaista. Nämä voidaan ottaa World Cafe aiheiksi eli jokaisesta kysymyksestä on oma kokous. Osallistujat pyörivät yhtä aikaa kaikissa kokouksissa tietyssä järjestyksessä ja suunnittelevat ratkaisuja.
Miksi käsitellä monta aihetta yhtä aikaa? Jos aiheet käsitellään peräjälkeen, kuten perinteisessä kokouksessa, iskee usein turnausväsymys. Niin sanotulla kahvilatyöskentelyllä saadaan energinen aloitus kaikkiin aiheisiin kerralla ja ideat voivat linkittyä toisiinsa.
Jos samaan aikaan käsiteltävät kysymykset ovat kovin erikokoisia ja osallistujien osaaminen hyvin erilaista, voisi olla parempi tehdä Closed Space, jossa osallistujat saavat liikkua vapaasti aiheesta toiseen omaan kiinnostuksen ja tahdin mukaan. Tästä tullaankin siihen, että aiheiden määrä ei ole riittävä valintakriteeri.
Aiheen monimutkaisuus, ryhmän motivaatio ja kontrollin tarve?
Mitä muuta pitää ottaa huomioon oikean menetelmän valinnassa? Monimutkaisen, epäselvän tai ristiriitaisen aiheen käsittelyyn lähtisin Dynaamisen fasilitoinnin keinoin. Se on kuitenkin raskas keskustelu, jos osallistujat eivät ole motivoituneita ja osa on erittäin äänekkäitä ja osa hyvin hiljaisia. Me-we-us yhdistettynä esimerkiksi Voimakenttäanalyysiin on kontrolloidumpi keino, jossa ryhmädynamiikkaa on helpompi hallita, mutta lopputulokset todennäköisesti hyvin erilaiset kuin Dynaamisella fasilitoinnilla.
Entä miten valita World Cafen, Closed Spacen ja Open Spacen välillä? Merkittävin ero näissä menetelmissä on kontrollin aste. Mitä enemmän osallistujilla on motivaatiota, sitä enemmän voi antaa heille vapauksia ehdottaa itse aiheita, päättää aiheen käsittelyn kestosta ja siitä, minkä aiheen käsittelyyn kukin osallistuu. On tilanteita, joissa on tärkeää, että kaikki ovat mukana kaikkien aiheiden käsittelyssä, esimerkiksi muutoksen tai strategian jalkautustyöpajassa omasta halusta ja osaamisesta riippumatta. Tällöin World Cafe on hyvä vaihtoehto.
Oheiseen kuvioon on yritetty sijoittaa tyypillisimpiä fasilitointimenetelmiä sen mukaan sopivatko ne yksinkertaiseen vai monimutkaiseen tilanteeseen. Onko yksinkertainen tilanne on sellainen, jossa kysymykseen voi vastata nopeasti? Millainen on monimutkainen tilanne? Ovatko strategian luominen tai tiimien integraatio monimutkaisia prosesseja? Vaikka mielestäni ovat, voi niissä silti käyttää yksinkertaisenkin tilanteen menetelmiä eri vaiheissa. Pitääkin vielä miettiä, miten fasilitointimenetelmiä voi ja kannattaa ryhmitellä.
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Kehittämällä taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opit vuorovaikutteisissa ja käytännänläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Tutustu koulutuskalenteriin ja varmista paikkasi valmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.
