Yhteinen työskentely uudelle tasolle fasilitoinnin keinoin! Organisaation näkökulmasta henkilöstön paremmat fasilitointitaidot tarkoittavat sujuvaa kommunikaatiota, tehokkaampaa ongelmanratkaisua ja ketterää kykyä sopeutua ympäristön muutoksiin. Tuomalla ihmiset yhteen ja osallistamalla menestytte nyt ja tulevaisuudessa!

Jokaisella on kokemusta huonoista kokouksista, koulutuksista ja työpajoista, joissa agendasta ei ole tietoakaan, aikataulu venyy ja paukkuu, yksi henkilö dominoi keskustelua, osa multitaskaa muita töitä eikä asian käsittelyssä edetä tuloksiin. Ottamalla fasilitointitaidot haltuun tällaiset tilaisuudet jäävät historiaan!

Entä, jos ei tarvitsisi kiskoa kivirekeä, vaan ihmiset kukoistaisivat ja antaisivat itsestään parasta yhteisen tavoitteen eteen?

Yhteisissä tilaisuuksissa paikalla saattaa olla puheenjohtajaa, sihteeriä, koordinaattoria ja moderoijaa sekä joukko erilaisia osallistujia. Ydinongelmana on, että usein tilaisuuksista puuttuu rooli, jonka tehtävä on luoda edellytykset onnistuneelle yhteistyölle. Tätä roolia kutsutaan fasilitaattoriksi. Fasilitaattorin tehtävänä on huolehtia toimivasta ryhmäprosessista ja rakentaa tilaa dialogille.

Fasilitoinnin perusteet pähkinänkuoressa

Ongelma: Kokouksista, työpajoista ja muista ryhmätyötilanteista tulee helposti tehottomia, ellei niiden järjestämiseen ja läpivientiin löydy tarvittavaa osaamista. Osallistujamäärän kasvaessa tehottomien tapaamisten aiheuttamat ongelmat kasaantuvat.

Kenelle: Fasilitointi on tänä päivänä välttämätön taito esimiehille, projektipäälliköille ja kehittäjille – kaikille, joiden vastuulla kokousten ja työpajojen järjestäminen on.

Mitä: Valmennuksissa opitaan osallistavan työskentelyn tehokkaimmat menetelmät ja prosessit sekä suunnitellaan käytännön toimenpiteet, miten ne otetaan luontevasti käyttöön omassa työssä.

Hyödyt: Fasilitoinnin menetelmät poistavat turhan rönsyilyn keskustelusta luoden näin suoraa kustannussäästöä organisaatiolle. Päätöksenteko tapaamisissa helpottuu selkeän ja ohjatun prosessin tuloksena. Osaava fasilitaattori tuo osallistujat lähemmäs toisiaan mahdollistaen asiantuntijoiden osaamisen yhdistämisen. Tasapuolisesti päätöksenteossa mukana olleet osapuolet sitoutuvat henkilökohtaisella tasolla lopputulemaan ja työskentelevät tavoitteellisesti asioiden käytäntöön viemiseksi.

Sisältö: Fasilitointivalmennuksia voidaan toteuttaa sekä lähi- että etävalmennuksina. Valmennuksen sisältö ja kesto suunnitellaan aina tapauskohtaisesti teille sopivaksi yhdessä valmentajamme kanssa.

Opit: Valmennuksessa osallistujat oppivat fasilitoinnin perusteet: fasilitoinnin periaatteet, merkityksen ja mahdollisuudet; ryhmänvetäjän eri roolit; erilaisten osallistujien tarpeiden tunnistamisen; työpajan suunnittelun ja valmistelun; sekä useita menetelmiä aloittamiseen, ryhmän virittämiseen, ideoiden tuottamiseen ja parhaiden ideoiden valintaan.

Fasilitointi organisaation näkökulmasta

Perinteinen johtaminen toimii silloin, kun toimintaympäristö on vakaa ja selkeästi rajattu. Haastavaksi johtamismalli muuttuu kompleksisessa ja nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Monet tänään työelämässä käsillä olevista ongelmista ovat vaikeasti hahmotettavia, keskinäisriippuvaisia ja monialaisia. Kyky yhdistää ihmisten osaaminen on tässä muuttuvassa maailman ajassa organisaation menestyksen edellytys.

Tulevaisuuden menestyvässä organisaatiossa päätökset eivät perustu yhden johtajan näkemyksiin. Hyvät päätökset edellyttävät taustalle riittävästi tietoa ja saadaksemme päätökset käytäntöön tarvitsemme ihmisten sitoutumista niiden toimeenpanemiseksi. Paraskaan johtaja ei voi tehdä hyviä päätöksiä osallistamatta organisaationsa asiantuntijoita. Parhaissa päätöksissä on kuultu oikeita ihmisiä ja oikeat ihmiset ovat sitoutuneet sen toimeenpanoon. Organisaatio saattaa epäonnistua, ellei se osaa hyödyntää tärkeintä resurssiaan; ihmisiään.

Pelkkä älykkäiden ja osaavien ihmisten yhteen tuominen ei riitä. Voidaksemme tehdä läpimurtoja päätöksenteossa, meidän on osattava ohjata ryhmän ajattelua – oli kyse sitten tiimistä, asiantuntijaverkostosta, projektiryhmästä tai asiakkaista koostuvasta kokoonpanosta – huolehtimalla ryhmädynamiikasta ja sisältöneutraalista prosessista. Tätä ryhmäprosessin ohjaamista kutsutaan fasilitoinniksi.

Jos yhteiset tilaisuudet olisivat vaikuttavampia, niitä ei tarvittaisi yhtä usein. Kun kokouksia on vähemmän, niihin voidaan panostaa enemmän. Parantamalla laatua päästään vähitellen kohti tilannetta, jossa asiantuntijoiden kaikki aika ei kulu kokouksissa. Kokouksista tulee keskittynyttä työskentelyä, jolla on kirkas tavoite ja selkeä lopputulos. Lopun ajan voikin sitten käyttää ns. oikeisiin töihin.

Fasilitointi siis parantaa sisäistä tiedonkulkua ja auttaa löytämään yhteisen suunnan. Tuomalla ihmiset yhteen, osallistamalla ja onnistumalla vuorovaikutuksen johtamisessa, menestytte nyt ja tulevaisuudessa!

Työnantaja voi tarjota henkilöstölleen mahdollisuuden fasilitointivalmennukseen ja samalla osoittaa huolehtivansa asiantuntijoidensa ammatillisesta kehittymisestä. Näin työnantaja ylläpitää jatkuvaa oppimista arvostavaa ilmapiiriä ja parantaa henkilöstönsä sitoutumista organisaatioon.

Organisaation näkökulmasta henkilöstön paremmat fasilitointitaidot tarkoittavat parempaa kommunikaatiotatehokkaampaa ongelmanratkaisua ja ketterää kykyä sopeutua ympäristön muutoksiin. Fasilitointitaitoiset asiantuntijat antavat perustavaa tukea tarjouskilpailuissa ja myynnissä. Osaava ja sitoutunut henkilöstö on organisaation tärkeimpiä menestystekijöitä. Fasilitointitaidoista on hyötyä kaikissa organisaatioissa toimialasta riippumatta.

Mitä fasilitointi on?

Fasilitointi on neutraalia prosessin ohjaamista, jonka avulla ryhmätyötilanteeseen tuodaan rakennetta ja ryhtiä. Fasilitointi vapauttaa muun ryhmän työskentelemään tehokkaasti tavoitteiden saavuttamiseksi. Pähkinänkuoressa fasilitaattorin tehtävä on siis varmistaa, että asiantuntijat voivat keskittyä ratkaisemaan oikeita kysymyksiä eikä aikaa kulu sivuraiteilla.

Valmennuksessamme opit parhaat menetelmät ihmisten välisten kohtaamisten ohjaamiseen. Konkreettisia ja osallistavia menetelmiä hyödynnät tyypillisissä ryhmätyötilanteissa. Jo pienillä ja yksinkertaisilla toimintatavan muutoksilla on suuret vaikutukset ryhmässä.

Käytännössä fasilitoiva työskentely koostuu useista menetelmistä, joita sovelletaan erilaisissa kohtaamistilanteissa. Valmennuksissamme harjoittelet menetelmien käyttöä ja analysoit niiden toimivuutta. Käytännön harjoittelulla lisätään rohkeutta uusien toimintatapojen käyttöönottoon.

Menetelmien tehokas hyödyntäminen vaatii fasilitaattorin roolin sisäistämisen prosessin suunnittelijana ja ohjaajana. Käytännön menetelmien lisäksi opit myös ymmärtämään ja omaksumaan tuon roolin.

Näin arvioit fasilitoinnin hyötyä organisaatiossasi

Kokousten tehostaminen säästää konkreettisesti useamman henkilön työaikaa. Tällöin fasilitointikoulutuksen hyötyä on helppo arvioida. Otetaan esimerkiksi eräs Grape Peoplen Fasilitoinnin tehopakkausvalmennukseen osallistunut henkilö. Hän kertoi ottaneensa toimistonsa viikottaisiin tiimitapaamisiin käyttöönsä yhden valmennuksessa oppimansa fasilitoinnin menetelmän. Kyseinen menetelmä nopeutti 15 hengen toimiston viikkopalaveria puolella tunnilla. Joka viikko. Kyseisen yrityksen tapauksessa tämä tarkoitti yli 10 000 euron suoraa säästöä vuositasolla. Työaikasäästön lisäksi koko tiimille saatiin fasilitoinnin avulla selkeytettyä yhteisesti priorisoidut tehtävät ja innostus. Näin tylsistä maanantaipalavereista tuli tiiminvetäjän fasilitointitaitojen ansiosta aikaisempaa tuloksellisempia.

Organisaatiokohtaiset fasilitointivalmennukset

Ryhmätilanteet ja niissä tehokkaimmat menetelmät eroavat organisaatioiden välillä merkittävästi. Organisaatiokohtaisissa fasilitointivalmennuksissa voidaan suunnitella osallistujien kanssa yhdessä selkeä malli ja valita parhaat työskentelytavat organisaatiossa toistuvien ryhmätilanteiden ohjaamiseen. Harjoittelemalla mallin käyttöä ja analysoimalla sen toimivuutta lisätään rohkeutta ja soveltavia taitoja, joita tarvitaan uusien toimintatapojen käyttöönotossa juuri kyseisessä organisaatiossa.

Fasilitointivalmennuksen vaikuttavuutta voidaan lisätä osallistujien tilanteiden ennakkokartoituksella sekä valmennukseen jälkeen toteutettavalla virtuaalisella seurantapalaverilla. Näin uusien toimintatapojen käyttöönottoa voidaan tukea sekä ja eteen tulleita haasteita ratkoa yhdessä.

Näin etenemme yhteistyöhön:

1. Tarjouspyyntö

Lähetä meille kuvaus tilanteesta ja tarpeestanne, osallistujamäärästä ja aikataulusta

2. Tarvekartoitus

Otamme yhteyttä teihin ja tarkennamme tarvettanne puhelimitse ymmärtääksemme tilannettanne kokonaisvaltaisesti

3. Tarjous

Saatte meiltä selkeän tarjouksen tilaisuuden suunnittelusta ja toteutuksesta kokonaisuutena

4. Suunnittelu

Sovimme kanssanne suunnittelupalaverin, jossa yhteistyössä varmistamme, että tilaisuuden tavoitteet toteutuvat

5. Toteutus

Toteutamme tilaisuuden kanssanne ja dokumentoimme työn tulokset sekä toimitamme mahdolliset oheismateriaalit

6. Reflektio

Reflektiopuhelussa arvioimme kanssanne yhteistyössä onnistumista ja tilaisuuden tavoitteiden toteutumista 

Keskustellaan aiheesta lisää!

Teitä palvelevat ammattifasilitaattori-valmentajat, jotka ovat intohimoisesti työhönsä suhtautuvia tiimien ja organisaatioiden kehittämisen asiantuntijoita. Ota yhteyttä, niin sovitaan maksuton etätapaaminen ja keskustellaan aiheesta lisää!