Helpomman johtamisen puolesta.

Yhtä matkaa kulkevat saavat enemmän – tavoitteet ja menestys saavutetaan helpommin yhdessä.

Asiakastarinat

Monet projekteistamme ovat luottamuksellisia, jonka takia nimiä ei voida julkaista.

TTY:lle Aulapalvelut – kahdesta roolista yhdeksi

Tampereen teknillisen yliopiston organisaatiomuutoksen myötä toimistosihteerien tehtävät ja rooli muuttuivat. Työntekijöitä oli informoitu tulevasta muutoksesta, mutta jotta varmistaisimme muutoksen onnistumisen, päätimme tilata Grape People Oy:n fasilitoimaan muutostyöpajoja.

Ensimmäisessä päivän mittaisessa työpajassa sekä sisäiset asiakkaat yliopiston eri laitoksilta että tulevat palveluassistentit ideoivat aulapalveluiden tehtäväkenttää. Tämä tapaaminen antoi jo selkeitä linjoja siitä mitä tehtäviä aulapalvelulla tulisi olla. Ehkä voimakkain viesti asiakkaalta oli yhden luukun periaate. Grape Peoplen fasilitaattori Miikka Penttisen avulla löysimme ymmärryksen olla yhdessä tekemässä palvelusta haluttua ja asiakkaan toiveita huomioon ottavaa.

Palvelumuotoiluprosessin toisessa työpajassa asiakkaat eivät enääolleet läsnä, vaan molempien roolien edustajat – tilapalvelumestarit ja toimistosihteerit – saivat kertoa omia ajatuksiaan ja näkemyksiään tulevasta aulapalvelusta. Samalla priorisoitiin nykyisten roolien tehtävistä ne, jotka luontevasti kuuluvat ja pitää olla aulapalveluissa. Päivän aikana porukka ryhmäytyi ja alkoi jopa puhaltaa yhteen hiileen. Se oli mielestäni tämän tapaamisen tärkein anti.

Työyhteisön ulkopuolisella vetäjällä oli tärkeä rooli rakentaa ja hitsata ilmapiiri ja keskusteluyhteys suotuisaksi. Katson, että meillä on näiden kahden onnistuneen työpajan jälkeen mitä parhaimmat mahdollisuudet tehdä TTY:n aulapalvelusta todella hyvä.

Hanna Maavirta
Koordinaattori – Sihteeripalvelut
Tampereen teknillinen yliopisto

Open Space on hyvä lisä fasilitaattorien työkalupakkiin

Olemme viime aikoina toteuttaneet Open space -työpajoja. Open spacen perusajatus on se, että työpajaan osallistuvat kiertävät vapaasti eri keskusteluryhmissä (fläpeillä), kokousta käydään niin kauan kuin juttua riittää ja kahvia hörpätään silloin kun siltä tuntuu. Aidossa Open space -työpajassa osallistujat myös itse ideoivat keskustelujen aiheet. Uusi keskustelu voi alkaa vaikka kesken työpajan jos sopiva aihe pulpahtaa esiin.

Meillä on pääsääntöisesti toteutettu open Space -muunnelmaa, jossa aiheet on sovittu ennakolta, mutta muutoin työpajaa käyty ”avoimen tilan” periaatteilla. Sekä osallistujat, työpajojen omistajat että fasilitaattorit ovat olleet erittäin tyytyväisiä.

Vapaa muoto viehättää. Koska ei mennä kellon mukaan, aika ei lopu kesken juuri kun keskustelu on vilkkaimmillaan. Asiantuntijat pitävät siitä, että he voivat osallistua siihen keskusteluun, johon heillä on annettavaa (tosin olen pannut merkille, että kaikki osallistuvat kaikkiin keskusteluihin, jos ei muuta niin kuuntelemalla ja kyselemällä). Vielä kun tauonkin voi pitää silloin kun siltä tuntuu, tuntuu ajankäyttö tuntuu sopivalta ja tehokkaalta.

Pirjo Kuuppo
Neste Oyj

Suuren IT- ja toimintatapamuutoksen johtaminen osallistavasti

Organisaatiossamme toteutetaan laaja tietojärjestelmien ja samalla toimintatapojen muutos. Tyypillisesti IT-järjestelmätyötä tehtiin ensin projektihenkilöstön voimin, mutta kun tuli aika käsitellä muutosta henkilöstön kanssa, kehitettiin muutosjohtajien ja esimiesten fasilitointitaitoja Grape Peoplen avustuksella. Osallistavilla työskentelytavoilla pyrimme tekemään muutoksesta koko organisaation yhteisen; varmistamaan yhteistä ymmärrystä, sitouttamaan henkilöstöä muutokseen, ja edelleen viemään uusia toimintatapoja käytäntöön. Pidemmällä tähtäimellä tämä voi edistää osallistavaa organisaatiokulttuuria.

Koko organisaatiota koskevaa muutosta johdetaan toimintatapamuutos edellä, koska järjestelmät ovat lopulta vain liiketoiminnan toteutusta ja tarpeita varten. Osallistavalla työskentelyllä halutaan varmistaa järjestelmien ja liiketoiminnan kytkösten sekä muutoksen syiden ymmärrystä. IT-hankkeissa käy helposti niin, että IT-väki puhuu täysin eri kieltä kuin liiketoiminta. Kun käyttöönotossa saatetaan yhteen tietojärjestelmäosaajat ja liiketoiminnan edustajat, ovat osallistavat työskentelytavat oiva keino varmistaa yhteinen kieli ja suunta.

Fasilitointia hyödynnettiin ensin projektin muutosagenttien valmistautuessa muutosjohtamiseen ja koulutuksiin, esimerkiksi tunnistettaessa muutosten vaikutuksia eri kohderyhmiin. Tämän jälkeen esimiesten kanssa muutoksia käsiteltiin fasilitoiduissa tilaisuuksissa, ja esimiehet saivat oppia ja harjoitusta edelleen muutoksen osallistavassa johtamisessa alaisilleen. Piritta oli myös innostava valmentaja avaamassa fasilitoinnin merkitystä ja innostamassa sen käyttöön. Opettelimme myös virtuaalifasilitointia, koska arjessa iso osa johtamisesta tapahtuu etäyhteyksien kautta.

Muutoksen ollessa vielä kesken, voidaan jo todeta, että osallistavien menetelmien käyttö lisää muutosasioiden käsittelyn kiinnostavuutta aina johdosta lähtien, tehostaa työskentelyä sekä auttaa koko henkilöstön näkökulmien esille tulemisessa, muutoksen ymmärryksessä ja käytäntöön viennissä.

Sami Honkanen
Resurssijohtaja
Stora Enso, Metsä

Henkilöstön osallistaminen kannattaa

Aloitimme systemaattisen esimiesten valmentamisen osallistavien menetelmien hyödyntämiseen. Grape Peoplen valmennuksessa esimiehet pääsivät harjoittelemaan miten he osallistavammin jalkauttavat strategisia tavoitteitamme. Valmennusten jälkeen esimiehet hyödynsivät yhtä osallistavaa menetelmää omissa yksiköissään.

Tammikuussa 2016 toteutetun henkilöstötutkimuksen tulosten perusteella strategisista tavoitteista viestiminen oli parantunut tilastollisesti erittäin merkittävästi. Henkilöstön osallistaminen oli tuottanut hyvää tulosta. Muutaman liiketoiminnan osalta strateginen viestintä ja strategian ymmärtäminen oli parempaa, kuin keskimäärin suomalaisissa yrityksissä – vertailu suomalaiseen yleisnormiryhmään. Jatkamme osallistavien menetelmien hyödyntämistä tulevaisuudessakin.

Sami Laine
HR Partner
Finavia Oyj

Kiinnostaako samanlainen valmennus? Lue lisää: Valmennus: Henkilöstökyselyn purku

Kiinan paras yritysvalmennus 2014-2015

Grape Peoplen fasilitointivalmennus on valittu Kiinan parhaaksi yritysvalmennukseksi 2014-2015

Grape People Finland Oy:n kehittämä valmennus palkittiin Shanghaissa 14.10.2015 Kiinan parhaana yritysvalmennuksena 2014-2015. Palkinnon myönsi Kiinan johtava yrityskoulutusmedia Training magazine Kiinan vuoden 2015 yritysvalmennuskonferenssissa ja -messuilla Shanghaissa. Kilpailussa oli kolme sarjaa, joista Grape Peoplen valmennus palkittiin parhaana tekijänoikeuden omaavien valmennusten sarjassa. Olemme ylpeitä ja iloisia osaamisestamme! Aloitimme Kiinassa vasta vuoden 2014 alussa hyvin pienillä omilla laajetumisresursseillamme. Tarjoamme asiakkaillemme samaa osaamista ja samaa valmennusta Suomessa jo vuodesta 2003.

Projektin suunnittelu ja fasilitointi

”Tutkimusaiheen esiselvitysprojektin päätyttyä järjestimme fasilitoidun työpajan, jossa oli kolme tavoitetta.

1) esitellä selvityksen tulokset keski- ja ylemmälle johdolle (CTO, liiketoimintojen kehitysjohtajat) ja valikoiduille asiantuntijoille
2) kerätä lisätietoa ja ideoita
3) aikaansaada yhteinen käsitys ja ehdotus, mitä osaa selvityksen tuloksista lähdetään edistämään varsinaiseksi tutkimusprojektiksi.

Työpajassa saatiin aikaiseksi konkreettinen ehdotus jatkosta. Uusi projektiehdotus on parhaillaan johtoryhmän käsittelyssä. Työpajaa kiiteltiin kovasti. Keskeinen syy sen erinomaiseen onnistumiseen oli varsin huolellinen valmistelu ja asiakkaan sitoutuminen siihen.”

Neste Oyj

T&K -erityisasiantuntijan kokemuksia fasilitoiduista työpajoista

Q: ”Millaisissa yhteyksissä olet käyttänyt fasilitaattoreita?”
A: ”Uuden projektin luomiseen tähtäävässä taustojen ja näkemysten keruussa; ideoinnissa jonkin spesifisen aihealueen ympärillä; ongelmanratkaisuissa.”

Q: ”Millaiset kokemuksesi ovat? Mitkä ovat vahvuuksia siinä?”
A: ”Todella hyviä kokemuksia! Saadaan rönsyilevä ja monimutkainen aihe jäsenneltyä. Saadaan näkemykset ja olemassa oleva tieto koottua ja ryhmiteltyä jatkotyöstöä varten. Saadaan priorisoitua asioita ja luotua uutta näkökulmaa urautumisen sijaan. Sovitaan vastuista jatkossa. Sitouttaa paremmin.”

Q: ”Muita kommentteja?”
A: ”Fasilitoiduissa tilaisuuksissa saadaan todella paljon irti, jos paikalle saadaan aiheesta riippuen laaja-alaista näkemystä eli henkilöitä yhtiön eri toiminnoista. Fasilitaattorien hyvä briiffaus asian omistajan taholta tärkeä. Fasilitoitu työpaja (sekä asian omistajana että työpajaan osallistuvana) on muuten myös mainio tapa tutustua uusiin ihmisiin.”

Neste Oyj

Hyödyllistä jokaiselle virtuaalisessa tiimissä työskentelevälle

”Olemme tehneet yhteistyötä Grape Peoplen kanssa jo useita vuosia. Tavoitteemme oli kiinnittää huomiota työntekijöidemme yhä kasvavaan tarpeeseen hallita tilanteita virtuaalisessa ympäristössä. Grape People on valmentanut vuosien saatossa suuren määrän Tiedon työntekijöitä: Grape People on johdattanut työskentelyn ja luovuuden kulttuuriin, jossa painotetaan vuorovaikutteisuutta ja yhteistyötä. Se on keinomme voittaa haasteet, joita aiheutuu tiimien välisistä maailmanlaajuisista etäisyyksistä.

Opimme keinoja siihen, miten saada virtuaalisista tapaamisista ja työpajoista tehokkaita ja vuorovaikutteisia. ”Opin paljon uusia tekniikoita ja tapoja siihen, miten tehdä virtuaaliset tapaamiset tehokkaammiksi” ja ”Jokaisen virtuaalisissa tiimeissä työskentelevän kannattaisi osallistua tälle kurssille!”, työntekijämme ovat kommentoineet valmennuksia.”

Gunita Juzupa
Tieto
Global Learning & Development team

Innostava valmennus kantaa parempaan johtamiseen

”Organisaatiossamme on lukuisia tiimejä, joiden jäsenet työskentelevät eri toimipisteistä käsin. Tämä on tuonut uudenlaisia haasteita tiimien operatiivisen toiminnan suunnitteluun, toteutukseen sekä tiimien johtamiseen. Grape Peoplen valmennussarjassa esimiehet saivat konkreettisia työkaluja virtuaalitiimin kehittämiseen, luottamuksen rakentamiseen ja sitouttamiseen eri tilanteissa.

Valmennus tarjosi konkreettisen ja käytännönläheisen mallin, kuinka tuoda osallistavaa johtamista päivittäiseen esimiestyöhön. Valmennuksen sisältö ja vaikuttavuus koettiin erinomaiseksi, ja esimiehet kiittelivät myös valmennuksen vuorovaikutteisuutta ja innostavuutta.”

Sidosryhmät mukaan strategian luomiseen

”Edellinen strategiamme luotiin vuonna 2006. Sitä on toteutettu pienin päivityksin vuositason suunnitteluissa. Nyt olikin jo korkea aika miettiä, miten uusiin toimintaympäristön muutoshaasteisiin vastataan. Grape People loi meille ainutlaatuisen prosessin, jossa sidosryhmämme olivat mukana strategian luomisessa. Seuraavassa vaiheessa mukaan tuli henkilöstömme ja vasta lopuksi johto – tyypillinen prosessi oli siis raikkaasti käännetty päälaelleen.

Yhteinen keskustelu ja uudenlainen tapa tehdä koettiin positiiviseksi. Uudet työskentelytavat herättivät innostusta henkilöstössämme sekä sidosryhmissämme. On ollut palkitsevaa nähdä yhteisen keskustelun vähitellen kiteytyvän konkreettisiksi tavoitteiksi. Ulkopuolisten tuoma näkökulma siitä, mitä museolta odotetaan, oli arvokas. Osallistava työskentely on kirkastanut yhteistä näkemystä. Aiemmin toiminnan suunnittelu on tapahtunut paljon yksikkötasolla. Strategisen tason ajattelu ja tekeminen on tuonut laajemman yhteisen pohjan ja vahvistanut museon yhteistä suuntaa.”

Ulla Teräs
City Museum, Helsinki

Uusia työkaluja esimiestyön tueksi

”Päädyimme Grape Peoplen puoleen, kun tilikauden kickoff-tilaisuus haluttiin toteuttaa uudella, innostavammalla tavalla. Päivään kaivattiin lisää aktiivisuutta, energiaa ja osallistumista.

Keskeinen tavoite oli varmistaa fasilitointimenetelmien siirtyminen aluepäälliköiden päivittäiseen esimiestyöhön. Monesti uudet opit tuntuvat teoriassa ihan päteviltä ja toimivilta, mutta käytäntöön asti niitä ei syystä tai toisesta tule vietyä. Tässä kickoff-päivässä kaikki aluepäälliköt pääsivät henkilökohtaisesti kokeilemaan fasilitoidun työpajan vetämistä elämänsä ensimmäistä kertaa.

Grape Peoplen avulla toteutimme peräti 13 identtistä työpajaa samanaikaisesti. Prosessissa käytetyt menetelmät ja työtavat oli opittu Grapen Peoplen Kari Kukkolan vetämässä valmennuksessa.

Palaute valmennuksesta ja kickoff-tilaisuudesta oli positiivista. Aluepäälliköt kokivat saaneensa uusia, innostaviakin työkaluja esimiestyön tueksi. Kickoff-tilaisuuden osallistujien mielestä päivä oli inspiroiva, hyvin suunniteltu ja toteutettu kokonaisuus.”

Sodexo Oy

Asiakas mukaan fasilitoinnilla

“Olen erään ICT-yrityksen myyntijohtaja. Toimialallamme on ehdottoman tärkeää saada asiakas mukaan tuotteen kehittelyyn. Liian paljon näkee tapauksia, joissa on kehitetty periaatteessa hyvä tuote, joka kuitenkin jää käyttämättä, koska se ei vastaa asiakkaan tarpeita ja odotuksia.

Päätimme lähteä parantamaan asiakastoiminnan hyötyä ja haimme tähän apua Grape Peoplelta ja fasilitoinnista. Tavoitteenamme oli saada asiakkaamme osallistettua prosesseihimme tavalla, jonka tuotoksena on parempi lopputuote. Grape ideoi meille usean valmennuksen kokonaisuuden. Työpajoissa asioita pohdittiin yksin, pienissä ryhmissä ja lopuksi koottiin tärkeimmät ideat pienryhmäkeskusteluista kaikkien kuultavaksi. Aktiivisuus ryhmässä oli uudella tasolla ja kaikkien ideat saatiin ryhmän käyttöön.

Fasilitointikoulutuksessa opittujen taitojen ansiosta tuote on parempi kuin se olisi ollut ilman niitä. Asiakaspalaverit ovat olleet tehokkaampia, luovempia ja niissä on saatu ihmisistä enemmän irti ja koska tuotekehityksessä mukana olleet asiakkaat ovat päässeet aidosti vaikuttamaan ja tuomaan luovat parannusehdotuksensa julki, miellyttää tuote nyt kaikkien silmää.”

Pitkäaikainen kumppanuus

“Pelkästään rautainen asiantuntemus ei riitä, vaan huippuasiantuntijana toimiminen vaatii myös hyvää ryhmätilanteiden hallintaa. Olemme hyödyntäneet Grape Peoplen kovan luokan fasilitointiosaamista asiantuntijoidemme koulutuksessa ja valmennuksessa. Olemme olleet erittäin tyytyväisiä pitkäaikaiseen yhteistyöhömme.”